Tietojenkäsittelysopimus (DPA)
Tämä tietojenkäsittelysopimus on osa Asiakkaan ja Bellingcourt Oy:n välistä sopimusta Numar-palvelusta. Se täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ((EU) 2016/679, jäljempänä tietosuoja-asetus) 28 artiklan vaatimukset. Asiakas on rekisterinpitäjä ja Bellingcourt Oy henkilötietojen käsittelijä (jäljempänä Käsittelijä).
1. Käsittelyn kohde, kesto, luonne ja tarkoitus
| Kohde | Henkilötiedot, jotka sisältyvät Asiakkaan Palveluun tallentamaan aineistoon |
|---|---|
| Kesto | Asiakassopimuksen voimassaolo ja sen jälkeinen aineiston vientiaika (asiakasehtojen 14.4 kohta) |
| Luonne | Tallennus, järjestäminen, haku, tekoälyllä lukeminen, laskenta, raportointi, siirto Asiakkaan pyytämille vastaanottajille, poistaminen |
| Tarkoitus | Asiakkaan kirjanpito, laskutus, myynti, tarjoukset, työajanseuranta ja rahoituksen hallinta Palvelun avulla |
2. Henkilötietoryhmät ja rekisteröidyt
| Rekisteröidyt | Tiedot |
|---|---|
| Asiakkaan käyttäjät, henkilöstö ja osakkaat | Nimi, sähköposti, rooli, työaikakirjaukset, tuntihinnat, kulut ja velat osakkaille, allekirjoitukset, muutoslokin tunnisteet (käyttäjä, aika, IP-osoite, selain) |
| Asiakkaan asiakkaat ja toimittajat sekä niiden yhteyshenkilöt | Nimi, yhteystiedot, Y-tunnus, tilinumero, laskut ja maksut, tositteiden sisältö, CRM-muistiinpanot ja palaverimuistiot |
| Tarjousten vastaanottajat | Nimi, sähköposti, hyväksyntä tai hylkäys syineen, aika, IP-osoite ja selain |
| Sijoittajat ja rahoituksen yhteyshenkilöt | Nimi, yritys, sijoittajatyyppi, keskustelun vaihe, muistiinpanot |
Palvelua ei ole tarkoitettu tietosuoja-asetuksen 9 ja 10 artiklassa tarkoitettujen erityisten henkilötietoryhmien tai rikostietojen käsittelyyn. Asiakas vastaa siitä, ettei tällaisia tietoja tallenneta Palveluun tarpeettomasti, esimerkiksi tositteiden vapaatekstikenttiin.
3. Käsittelijän velvollisuudet
3.1 Käsittelijä käsittelee henkilötietoja vain Asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti. Ohjeita ovat tämä sopimus, asiakasehdot sekä Asiakkaan Palvelussa tekemät valinnat ja toimenpiteet. Jos ohje on Käsittelijän näkemyksen mukaan lainvastainen, Käsittelijä ilmoittaa siitä Asiakkaalle.
3.2 Käsittelijä varmistaa, että henkilötietoja käsittelevät henkilöt ovat sitoutuneet salassapitoon.
3.3 Käsittelijä toteuttaa liitteessä 2 kuvatut tekniset ja organisatoriset toimet (tietosuoja-asetuksen 32 artikla).
3.4 Käsittelijä avustaa Asiakasta rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisessa sekä tietosuoja-asetuksen 32–36 artiklan velvoitteissa, kuten vaikutustenarvioinnissa. Palvelun toiminnoilla Asiakas voi itse hakea, korjata ja viedä tietoja.
3.5 Jos rekisteröity ottaa yhteyttä suoraan Käsittelijään, Käsittelijä ohjaa pyynnön Asiakkaalle.
4. Alihankkijat
4.1 Asiakas antaa yleisen ennakkoluvan käyttää liitteessä 1 lueteltuja alihankkijoita.
4.2 Käsittelijä sitoo alihankkijat kirjallisesti vähintään tämän sopimuksen mukaisiin tietosuojavelvoitteisiin ja vastaa niiden toiminnasta kuin omastaan.
4.3 Käsittelijä ilmoittaa uudesta tai vaihtuvasta alihankkijasta vähintään 30 päivää etukäteen. Asiakas voi vastustaa muutosta perustellusta syystä. Jos osapuolet eivät löydä ratkaisua, Asiakas voi irtisanoa sopimuksen päättymään ennen muutoksen voimaantuloa maksutta.
5. Siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja siirretään EU:n ja ETA:n ulkopuolelle vain tietosuoja-asetuksen V luvun mukaisella siirtoperusteella. Siirrot ja niiden perusteet on lueteltu liitteessä 1.
6. Tietoturvaloukkaukset
6.1 Käsittelijä ilmoittaa Asiakkaalle henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään 48 tunnin kuluessa siitä, kun se havaitsi loukkauksen. tarkista
6.2 Ilmoituksessa kerrotaan loukkauksen luonne, rekisteröityjen ja tietojen ryhmät ja arvioidut määrät, todennäköiset seuraukset sekä toteutetut ja ehdotetut toimet. Tietoja täydennetään sitä mukaa kuin niitä saadaan.
7. Tarkastukset
7.1 Käsittelijä antaa Asiakkaalle tiedot, jotka tarvitaan tämän sopimuksen noudattamisen osoittamiseksi, kuten kuvauksen tietoturvatoimista ja tuoreimman ulkoisen tietoturvatestauksen yhteenvedon.
7.2 Asiakas tai sen valtuuttama, salassapitoon sitoutunut riippumaton tarkastaja voi tarkastaa käsittelyn kerran vuodessa 30 päivän ennakkoilmoituksella sekä aina, kun valvontaviranomainen sitä edellyttää. Asiakas vastaa tarkastuksen kustannuksista.
8. Tietojen palauttaminen ja poistaminen
Sopimuksen päätyttyä Asiakas voi viedä aineistonsa asiakasehtojen mukaisesti. Sen jälkeen Käsittelijä poistaa henkilötiedot, ellei unionin oikeus tai jäsenvaltion laki edellytä niiden säilyttämistä. Varmuuskopioista tiedot poistuvat niiden normaalin säilytyskierron mukaisesti. tarkista
9. Vastuu ja voimassaolo
Vastuu määräytyy tietosuoja-asetuksen 82 artiklan ja asiakasehtojen mukaan. Tämä sopimus on voimassa niin kauan kuin Käsittelijä käsittelee Asiakkaan henkilötietoja.
Liite 1. Alihankkijat
| Alihankkija | Tehtävä | Tietojen sijainti | Siirtoperuste EU/ETA:n ulkopuolelle |
|---|---|---|---|
| Supabase, Inc. | Tietokanta, tiedostojen tallennus ja kirjautuminen | EU-alue tarkista | Mahdollinen tuki- ja ylläpitopääsy EU:n ulkopuolelta: EU:n vakiosopimuslausekkeet tarkista |
| Anthropic, PBC | Tositteiden luku tekoälyllä (Claude) | Yhdysvallat tarkista | EU:n vakiosopimuslausekkeet tai EU–Yhdysvallat-tietosuojakehys tarkista |
| Cloudflare, Inc. | Sovelluksen ja verkkosivujen jakelu, verkkoliikenteen suojaus | Maailmanlaajuinen verkko | EU:n vakiosopimuslausekkeet tai EU–Yhdysvallat-tietosuojakehys tarkista |
Käyttöön otetaan myöhemmin sähköpostipalvelu, pankkiyhteyspalvelu ja verkkolaskuoperaattori. Niistä ilmoitetaan 4.3 kohdan mukaisesti ennen käyttöönottoa.
Liite 2. Tekniset ja organisatoriset toimet
- Asiakkaiden tietojen erottelu: jokainen rivi kuuluu yritykselle, ja tietokannan rivitason suojaus (row level security) sallii pääsyn vain yrityksen jäsenille heidän roolinsa mukaan. Erottelu testataan automaattisesti ennen jokaista julkaisua, ja julkaisu pysähtyy, jos taulusta puuttuu suojaus.
- Käyttöoikeudet: roolit (perustaja, kirjanpitäjä, työntekijä, katsoja, konsultti) ja moduulirajaukset; organisaation omistaja näkee, kenellä on pääsy kuhunkin yritykseen.
- Muutosloki: jokainen lisäys, muutos ja poisto tallentuu (kuka, mitä, milloin, mistä). Lokia ei voi muokata, ja yrityskohtainen hajautusketju paljastaa jälkikäteisen muutoksen.
- Kirjanpidon eheys: kirjattuja vientejä ja vahvistettuja laskuja ei voi muuttaa eikä poistaa; korjaukset tehdään vastakirjauksella tai hyvityslaskulla.
- Salaus: tietoliikenne salataan (TLS). Tallennettu tieto on salattu alihankkijan palvelussa. tarkista
- Tunnistautuminen: salasana tai kertakäyttöinen kirjautumislinkki vahvistettuun sähköpostiin. Kutsuja voi käyttää vain vahvistetulla sähköpostilla.
- Tekoälyn tietojen minimointi: tekoälypalvelulle lähetetään vain luettava tosite ja tarvittava vähimmäistieto.
- Julkiset linkit: tarjouslinkki on pitkä satunnainen tunniste, joka näyttää vain kyseisen tarjouksen ja lakkaa toimimasta, kun tarjous perutaan tai korvataan.
- Varmuuskopiot: alihankkijan hallinnoimat varmuuskopiot. Palautustestin dokumentointi on työn alla. tarkista
- Kehitys: kaikki muutokset kulkevat versionhallinnan ja automaattisten testien kautta ennen tuotantoa.