Numar – käyttöohjeet käyttäjätyypeittäin

Numar on yksi järjestelmä, jossa myynti, asiakastyöt, tunnit, laskutus, kirjanpito ja rahoitus käyttävät samoja asiakkaita ja samoja lukuja. Valitse alta oma roolisi ja lue vain se osio.

IT-konsultti · Toimittaja (yhteisprojekti) · Myyjä · Rahoitusneuvoja ja start-up · Julkinen rahoitus · Yrittäjä ja kirjanpitäjä · Asiakas (tilaaja) · Pääkäyttäjä · Mikä on valmis

Aloita tästä

Vasemman laidan valikossa ovat alueet allekkain, ja avoimen alueen näkymät näkyvät sen alla. Avoimen alueen nimi (▾) taittaa sen näkymät piiloon ja takaisin, kun olet alueen ensimmäisessä näkymässä; muualta alueelta se vie ensin ensimmäiseen näkymään. Ryhmän otsikko (esim. JULKINEN RAHOITUS) taittaa ryhmän näkymät piiloon ja takaisin, ja valinta muistetaan tässä selaimessa. « Pienennä valikko (valikon alalaidassa) jättää näkyviin vain kuvakkeet; valikko avautuu, kun viet hiiren sen päälle. Puhelimella valikko aukeaa ☰-napista.

Valikossa jokaisella alueella on vähintään kaksi näkymää, ja näkymät on ryhmitelty otsikoiden alle (Rahoitus, Hallinta). Jos sinulla olisi alueella vain yksi näkymä, joka löytyy myös toiselta alueelta, alue jää pois valikosta (esimerkiksi tilintarkastajan Myyntilaskut ovat Kirjanpidon alla). Yrityksen tiedot avautuu kaikille myös ⚙-napista yläpalkissa yrityksen nimen vieressä.

Omistaja ja pääkäyttäjä: Omistaja on organisaation omistaja (yläpalkin merkki "Omistaja"): hän näkee ja hallitsee kaikkia organisaation yrityksiä ja käyttäjiä. Yrityksen roolina Pääkäyttäjä (ennen nimeltään Omistaja) antaa kaikki oikeudet siinä yrityksessä, myös käyttäjien hallinnan.

• Etusivu → Tänään on kojelauta: tämän päivän kalenteri, omat tehtävät (✓ kuittaa, ylärivi lisää uuden tälle päivälle), odottavat asiat, uudet kontaktit (käyntikortit ja LinkedIn), tärkeät luvut (avaavat oman paikkansa, esim. Rahat pankissa → Pankki) ja oman kojelautasi raportit. ⚙ Muokkaa valitsee näytettävät ruudut ja niiden järjestyksen (muistetaan tässä selaimessa). 🗺 Numarin osat näyttää kaikki osat, joita voit käyttää.
• Raharuudut (Tänään): Velvoitteet näyttää ilmoitukset ja maksut, jotka erääntyvät 14 päivän sisällä tai ovat myöhässä (ALV-ilmoitus, yhteenvetoilmoitus EU-myynneistä, palkkojen Tulorekisteri-ilmoitukset ja veronmaksu, nettopalkat, tilinpäätös, PRH ja muut lakisääteiset määräpäivät), punaisella "N pv myöhässä", muuten "N pv jäljellä"; rivi avaa paikan, jossa asia hoidetaan. Yläreunan valot kertovat tilikauden, viimeisimmän ALV-ilmoituksen, palkka-ajon ja tiliotteen tilan (vihreä / keltainen / punainen). Asiat, joiden tekemistä Numar ei näe itse (Tulorekisteri-ilmoitukset, työnantajan erillinen ilmoitus, ennakonpidätysten maksu, veroilmoitus, yhtiökokous, UK:n ilmoitukset ja maksut), kuitataan rivin napista ✓ Ilmoitettu, ✓ Maksettu tai ✓ Pidetty: rivi pysyy punaisena niin kauan kuin sitä ei ole kuitattu, kuitattu rivi näkyy ✓-merkillä päivän loppuun (Peru merkintä peruu sen) ja katoaa seuraavana päivänä. Kuitata voi henkilö, jolla on palkkaoikeus (palkkarivit) tai kirjanpidon kirjausoikeus (muut). "Tarkista itse" näkyy, jos sinulla ei ole oikeutta kuitata. Rahatilanne jakaa avoimet myyntisaamiset ja ostovelat iän mukaan (alle 7 pv, 7–30 pv, yli 30 pv) samoin säännöin kuin Reskontrat; luku avaa laskulistan valmiiksi rajattuna. Pankkitilit näyttää kunkin tilin saldon viimeisimmän tiliotteen mukaan (ja kirjanpidon saldon, jos se poikkeaa) ja varoittaa, jos tiliote on yli 3 päivää vanha; Poikkeukset listaa korjattavat (käsittelemättömät pankkitapahtumat, lukemattomat kuitit, kaksoiskappaleet, laskut ilman tarkastajaa…). Tuloksen seuranta vertaa tätä kuukautta ja tilikautta tähän päivään mennessä edellisen vuoden samaan jaksoon ja piirtää 12 kuukauden liikevaihdon ja liiketuloksen (vaalea pylväs ja katkoviiva = edellinen vuosi; poikkeuksellisen suuri kuukausi katkaistaan ja sen arvo kirjoitetaan pylvään yläpuolelle). Ruudut näkyvät vain, jos sinulla on oikeus nähdä niiden luvut.
• Etsi (⌘K / Ctrl+K) yläpalkissa löytää ihmiset, yritykset, sijoittajat, myynti- ja ostolaskut, myyntikaupat, taulujen kortit ja omat tehtäväsi sekä minkä tahansa näkymän. Kirjoita nimi, Y-tunnus, kaupunki, laskun numero tai toimittaja, esimerkiksi "mikko", "telia" tai "1042". Kaikkien sanojen pitää löytyä, järjestyksellä ei ole väliä. Näkymät näkyvät heti, tiedot niiden alla ryhmittäin; Enter tai klikkaus avaa osuman. Haku näyttää vain avoinna olevan yrityksen tiedot ja vain sen, minkä saat muutenkin avata.
• Kysy Numarilta (oikea alakulma) vastaa yrityksesi omista luvuista ja Numarin käytöstä omilla oikeuksillasi. Se ei muuta mitään. Se toimii myös analyytikkona: kysy esimerkiksi Miksi tulos muuttui viime kuussa?, Mitkä kulut kasvoivat eniten tänä vuonna?, Kuinka kauan kassa riittää? tai Onko kirjanpidossa korjattavaa?. Numar vertaa jaksoja tileittäin, kertoo mistä muutos tulee, kyseenalaistaa poikkeuksellisen luvun tai ennusteen, kertoo kirjanpidon laatuongelmat (myöhässä olevat velvoitteet, pankin ja kirjanpidon erot, reskontran erot, vanhat avoimet laskut) ja ehdottaa 1–3 seuraavaa tekoa. Vastauksen linkki, esimerkiksi Tosite 14, avaa kyseisen tositteen, laskun tai kortin suoraan (vain jos saat avata sen muutenkin).
• Kieli (FI ▾ yläpalkissa) vaihtaa koko Numarin kielen: Suomi, Svenska (suomenruotsi: FO-nummer, moms, Skatteförvaltningen, Inkomstregistret) tai English. Valinta muistetaan tililläsi, myös puhelinsovelluksessa (⚙ Asetukset → Kieli). Ohje-linkki avaa tämän ohjeen käyttämälläsi kielellä (ruotsiksi guide-sv.html, englanniksi guide-en.html), ja Kysy Numarilta vastaa samalla kielellä. Asiakkaillesi näkyvät sivut (tarjous, verkkolomake, ajanvaraus, asiakaspalvelu, projektisivu) ja tarjous-PDF ovat asiakkaan kielellä: tarjous asiakkaan kieliasetuksen mukaan, muut selaimen kielen mukaan (linkin perään voi lisätä ?lang=sv tai ?lang=en).
• Ulkoasu yläpalkissa vaihtaa värit: Klassinen, Ilta, Kipinä, Meri, Aurinko, Metsä, Neon tai Kontrasti. Jokaisesta värikkäästä ulkoasusta on myös täysväri-versio, jossa myös kortit ja paneelit ovat värillisiä (teksti musta tai valkoinen sen mukaan, kumpi erottuu paremmin). Valinta on sinun omasi ja seuraa sinua laitteelta toiselle.
• ⤢ Leveä (leveällä näytöllä) käyttää koko ikkunan leveyden kaikilla sivuilla. Taulut ja putket ovat aina koko levyisiä, joten niissä nappia ei näy.
• Kaksivaiheinen tunnistautuminen on pakollinen kaikille: salasanan, kirjautumislinkin tai käyttäjätunnuksen lisäksi annat aina puhelimen todennussovelluksen 6-numeroisen koodin, myös puhelinsovelluksessa. Ilman koodia tietoihin ei pääse, vaikka salasana olisi jonkun toisen tiedossa. Ensimmäisellä kirjautumisella Numar opastaa käyttöönoton ennen kuin mitään muuta näkyy: asenna puhelimeen todennussovellus (esim. Google Authenticator, Microsoft Authenticator, 1Password tai Proton Pass), lue sovelluksella näytön QR-koodi (tai kirjoita avain käsin, puhelinsovelluksessa myös Lisää todennussovellukseen) ja anna sovelluksen näyttämä koodi → Ota käyttöön. Puhelin vaihtuu: klikkaa yläpalkissa omaa sähköpostiosoitettasi → Kaksivaiheinen tunnistautuminen… → Vaihda puhelin tai sovellus… ja lue uusi QR-koodi uudella puhelimella; vanha lakkaa toimimasta vasta, kun uusi toimii. Puhelin katosi: pyydä organisaatiosi omistajaa tai pääkäyttäjää nollaamaan kaksivaiheinen tunnistautumisesi (Käyttäjät → henkilökortti → Nollaa kaksivaiheinen tunnistautuminen), tai ota yhteyttä Numarin tukeen. Otat uuden puhelimen käyttöön seuraavalla kirjautumisella. Koodi ei kelpaa → tarkista, että puhelimen kello on oikeassa ajassa, ja anna uusin koodi.

IT-konsultin ohjeet

IT-konsultin arki kulkee Numarissa yhteen suuntaan: asiakas → tarjous → toimeksianto → toimenpidekortit → tunnit → asiakkaan hyväksyntä → lasku. Asiakkaan tiedot syötetään vain kerran, ja ne näkyvät kaikissa vaiheissa.

1. Asiakas ja yhteyshenkilöt

1. Valitse Myynti → Asiakasrekisteri → + Uusi yritys. Anna nimi, Y-tunnus, kaupunki ja laskun kieli.
2. Lisää yrityskortille yhteyshenkilöt, esimerkiksi tilaaja, IT-vastaava ja laskujen vastaanottaja.
3. Kun asiakas on jo laskutettava, poista ruksi kohdasta Prospekti (ei vielä asiakas). Voitettu kauppa tekee tämän automaattisesti.

2. Tarjous ja toimeksianto (tilauksen ehdot)

1. Valitse Tarjoukset → + Uusi tarjous. Kirjaa rivit, hinnat ja maksuerät. Asiakas saa linkin ja hyväksyy tarjouksen sähköisesti.
2. Hyväksytystä tarjouksesta tai voitetusta kaupasta syntyy toimeksianto: laskutustapa, tuntihinta, kattohinta, alkamis- ja päättymispäivä.
3. Toimeksiannot löytyvät kohdasta Työaika → Toimeksiannot.

3. Asiakastyöt: projekti ja toimenpidekortit

Valitse Projektit → Asiakastyöt → + Uusi projekti. Projekti on yhden asiakkaan jatkuvat työt, ja jokainen pyyntö on kortti, esimerkiksi Uusi kone Minnalle tai Vanhojen palvelimien päivitys.

• Uusi projekti: anna nimi, valitse Olen toimittaja, sitten asiakas, tuntihinta, kattohinta, alku ja loppu sekä tilauksen ehdot (esim. vasteaika). Numar tekee projektille toimeksiannon, jonka hinnoilla tunnit laskutetaan.
• Projektin yläosa: osapuolet väreittäin, omat tunnit, asiakasta odottavat kortit, laskutettavissa olevat kortit ja tilauksen ehdot.
• Kortilla: toimenpide, kuvaus, pyytäjä, vastuuhenkilö, aloitus- ja eräpäivä, arvio tunteina ja Alkaa, kun valmis (kortti, jonka pitää valmistua ensin).
• Sarakkeet: Uusi → Aloitettu → Kesken → Valmis → Raportoitu → Hyväksytty → Laskutettu. Omat kortit voit raahata sarakkeesta toiseen. Hyväksytty-sarakkeeseen kortin vie vain asiakas.
• Tunnit kortille: avaa kortti ja kirjaa päivä, tunnit ja mitä teit (Kirjaa), tai käytä ▶ Ajastin -painiketta. Tunnit näkyvät myös Työajassa.
• Näkymät: Taulu, Lista ja Gantt. Gantt näyttää kortit aikajanalla aloituksesta eräpäivään: toimittajat väreittäin, myöhässä olevat punaisella reunalla, riippuvuudet "odottaa: X", pystyviiva on tämä päivä.

4. Asiakkaan hyväksyntä

Kun työ on tehty, avaa kortti ja valitse Raportoi asiakkaalle, ja kirjoita, mitä tehtiin. Asiakkaan yhteyshenkilö näkee linkistä raportin ja tunnit ja painaa Hyväksy tai Palauta (ja kertoo, mitä puuttuu). Hyväksyjän nimi ja aika jäävät kortille todisteeksi. Palautettu kortti palaa sarakkeeseen Kesken, ja saat muistutuksen.

Jos sopimus on "tehdään ja laskutetaan kuukausittain", hyväksynnän voi kytkeä pois projektin asetuksista.

5. Laskutus

1. Projektissa Laskuta hyväksytyt tekee laskuluonnoksen Myyntilaskuihin: vain asiakkaan hyväksymät kortit, yksi rivi per kortti, tunnit × tuntihinta, kattohinta huomioiden. Myös Työaika → Toimeksiannot → Laskuta ottaa korttien tunnit mukaan vasta, kun asiakas on hyväksynyt kortin.
2. Tarkista luonnos kohdassa Myyntilaskut ja vahvista lasku. Numero, viitenumero, PDF ja verkkolasku syntyvät samalla, ja kirjanpidon kirjaus tehdään automaattisesti.
3. Maksut kohdistuvat pankkitilin tapahtumista. Yrityskortti näyttää avoimet ja erääntyneet laskut.

6. Uusien asiakkaiden hankinta

Katso Myyjän ohjeet: prospektilistojen tuonti, myyntiputket ja myyntiagentti.

Toimittajan ohjeet: yhteisprojekti

Yhteisprojektissa kaksi tai useampi toimittaja tekee saman asiakkaan projektia, kukin omaa osaansa. Jokainen kirjaa ja laskuttaa omat tuntinsa omasta Numaristaan, ja asiakas näkee kokonaisuuden yhdestä linkistä.

Kuka näkee mitäkin

Päätoimittaja: projektin perustaminen

1. Valitse Asiakastyöt → + Uusi projekti. Anna nimi, asiakas ja tilauksen ehdot.
2. Kutsu muut toimittajat kohdasta Osapuolet → Kutsu mukaan heidän yhteyshenkilönsä sähköpostilla. Projektin voi perustaa myös tilaaja, jos hän käyttää Numaria.
3. Jaa asiakkaalle linkki kohdasta Asiakkaan linkki. Asiakas ei tarvitse tunnuksia.

Kutsuttu toimittaja: liittyminen

1. Kirjaudu Numariin ja avaa Projektit → Asiakastyöt → Kutsut projekteihin → Liity. Valitse yritys, jonka nimissä osallistut.
2. Avaa projektin ⚙︎ Asetukset → Oman yrityksesi kirjanpito ja valitse asiakas ja tuntihinta. Näin tunnit saavat sinun hintasi, ja lasku tulee sinun Myyntilaskuihisi.

Jokaisen toimittajan arki

1. Omat kortit: tee kortti omalle osuudellesi. Kortti näkyy kaikille oman yrityksesi värillä. Muokata voit vain omia korttejasi; päätoimittaja voi suunnitella kortteja muillekin.
2. Riippuvuus: merkitse kortille Alkaa, kun valmis. Gantt näyttää koko projektin aikajanan kaikkien toimittajien korteista.
3. Tunnit: ajastin tai Kirjaa kortilla. Ne menevät vain oman yrityksesi Työaikaan.
4. Raportoi: kun osa on valmis, Raportoi asiakkaalle ja kirjoita, mitä tehtiin.
5. Hyväksyntä: asiakas painaa Hyväksy tai Palauta. Hyväksytty kortti on laskutettavissa.
6. Laskuta: Laskuta hyväksytyt tekee luonnoksen oman yrityksesi Myyntilaskuihin vain sinun korteistasi, sinun hinnoillasi.

Myyjän ohjeet

Myynti toimii samalla tavalla kuin Rahoitus: lista yrityksistä (Asiakasrekisteri), putket kortteineen (Myyntiputki) ja kaikki putket laattoina (Taulut).

Kontaktit: kaikki sidosryhmät yhdessä

• Etusivu → Kontaktit (ennen nimeltään Yhteystiedot) on yksi lista kaikista, joiden kanssa yritys asioi: asiakkaat ja prospektit, toimittajat, sijoittajat, henkilöt sekä yrityksen muut sidosryhmät (kumppani, juristi, kirjanpitäjä, tilintarkastaja, pankki, vakuutusyhtiö, muu). Jokainen näkee vain sen, mihin hänellä on oikeus (esim. toimittajat näkyvät kirjanpidon tai ostolaskujen lukijoille).
• Sama yritys useassa roolissa on yksi rivi: esimerkiksi yritys, joka on sekä asiakas että toimittaja, näkyy kerran siruilla "asiakas" ja "toimittaja". Yritykset yhdistetään Y-tunnuksella (myös muodot FI12345678 ja 12345678), muuten nimellä (Oy, Ab ja välimerkit eivät vaikuta); henkilöt sähköpostilla.
• Haku (kaikkien sanojen pitää löytyä), roolisirut määrineen ja paikkakunta rajaavat listaa. Rivi avaa olemassa olevan kortin: asiakaskortin, henkilökortin, sijoittajakortin, toimittajakortin tai sidosryhmän tiedot; jos rivillä on monta roolia, Numar kysyy, mikä kortti avataan.
• Vastuuhenkilöt: rivin + Vastuuhenkilö (tai ✎) valitsee, kuka yrityksessä hoitaa yhteyttä — yksi tai useampi, esim. sinä ja työkaveri. Sama yritys useassa roolissa on yksi rivi, joten vastuuhenkilöt ovat yhteiset kaikille sen rooleille. Suodatin Vastuuhenkilö: minä näyttää omat yhteytesi (myös Ei vastuuhenkilöä tai tietty henkilö). Valita voivat myynnin käyttäjät, kirjanpidon kirjaajat ja pääkäyttäjä; tilintarkastaja ei näe vastuuhenkilöitä. Kun rivin vastuuhenkilöitä ei ole valittu käsin, siinä näkyvät putkien korttien omistajat (katkoviivalla): sijoittajan kortit tämän yrityksen sijoittajaputkissa sekä asiakkaan tai henkilön omistaja ja myyntiputken kortit. Käsin valittu korvaa ne.
• + Uusi sidosryhmä lisää esimerkiksi yhtiön juristin tai kirjanpitäjän: rooli, nimi, Y-tunnus, yhteyshenkilö, yhteystiedot, osoite ja muistiinpanot. Lisätä ja muokata voivat myynnin käyttäjät, kirjanpidon kirjaajat ja pääkäyttäjä; poistaa voi pääkäyttäjä tai lisääjä. Sidosryhmät löytyvät myös Etsi-haulla.
• Asiakasrekisterissä ja Sijoittajissa on linkki Kaikki yhteystiedot →.

Asiakasrekisteri: yritykset ja henkilöt

• Yritykset-näkymässä ovat sekä prospektit että asiakkaat. Haku löytää minkä tahansa sanan: henkilön nimen, Y-tunnuksen, kaupungin, toimialan tai tagin. Esc tyhjentää haun.
• Suodattimet: Kaikki / Prospektit / Asiakkaat, tagi ja lähde.
• Rivillä yritys, yhteyshenkilö, tila, putkissa olevat kortit, lähde ja tagit, vastuuhenkilö ja viimeisin tapahtuma. + Lisää putkeen avaa uuden kortin valmiiksi tälle yritykselle.

Käyntikortit ja LinkedIn puhelimella

Puhelinsovelluksessa (/mobiili.html, sama kirjautuminen) on Kuitit-välilehden vieressä Käyntikortti ja LinkedIn.

1. Tapahtuma (valinnainen): messuilla avaa ⚙ Asetukset ja kirjoita tapahtuman nimi, esim. SLUSH. Niin kauan kuin se on päällä, kaikkien tallentamiesi lähde on SLUSH (sama näkyy asiakasrekisterissä, putkessa ja sijoittajissa), ja kuvausnäkymässä näkyy "Tapahtuma päällä". Pois lopettaa. Aiemmat tapahtumat tarjotaan valmiiksi.
2. Käyntikortti → Kuvaa käyntikortti. Tekoäly lukee nimen, tittelin, yrityksen, Y-tunnuksen, sähköpostin, puhelinnumeron ja verkkosivun. Osoite menee muistiinpanoihin. Kuvaa ei tallenneta.
3. LinkedIn → Kuvaa LinkedIn-QR-koodi. Henkilö avaa LinkedIn-sovelluksesta oman QR-koodinsa (hakukentän QR-kuvake), ja sinä otat siitä kuvan. Numar lukee koodin puhelimessa, tallentaa profiilin linkin ja arvaa nimen linkistä. Linkin voi myös liittää.
4. Tarkista tiedot ja valitse Minne?
   • Asiakkaaksi: henkilö ja yritys asiakasrekisteriin, ja kortti valitun myyntiputken ensimmäiseen sarakkeeseen ("Ei korttia putkeen", jos et halua korttia).
   • Sijoittajaksi: sijoittajarekisteriin, ja halutessasi kortti valitun sijoittajaputken ensimmäiseen sarakkeeseen.
   • Päätä myöhemmin: vain listalle Uudet kontaktit (Etusivu → Tänään).
5. Ei kaksoiskappaleita: sama yritys tunnistetaan Y-tunnuksesta tai nimestä, sama henkilö sähköpostista tai nimestä. Olemassa olevalle lisätään vain puuttuvat tiedot, eikä samalle yritykselle tule toista avointa korttia samaan putkeen.

Muistiinpanot: kuvausnäkymässä on laatikko Muistiinpano seuraavaan kuvaan — kirjoita siihen, mistä puhuttiin, ja se tulee seuraavan kortin tai QR-koodin mukaan (muistiinpanot ovat lomakkeen ylimpänä). Viimeisimmät-lista kuvausnäkymän alla näyttää omat tallennuksesi uusin ensin (paikka ja muistiinpanot näkyvät, "Näytä lisää" hakee vanhempia). Napauta riviä: voit lukea ja korjata tiedot ja muistiinpanot (Tallenna muutokset) tai lähettää "Päätä myöhemmin" -yhteystiedon asiakkaaksi tai sijoittajaksi. Poista yhteystieto poistaa sen listalta (jos se on jo lisätty asiakkaaksi tai sijoittajaksi, se jää sinne). Muistiinpano näkyy myös myynti- tai sijoittajaputken kortin Muistiinpanoissa, ja myyntikortin Palaverit ja tapahtumat näyttää "Tavattu: …" -merkinnän. Puhelimessa ja kortilla on sama muistiinpano: Numarissa kortille kirjoitettu näkyy puhelimen Viimeisimmät-listassa (kun palaat sovellukseen), ja puhelimessa korjattu päivittyy kortille. Jos henkilöllä ei ole korttia, puhelin näyttää henkilön muistiinpanot. Jos muistiinpanoa on muutettu Numarissa sillä välin, kun lomake oli auki puhelimessa, Numar ei kirjoita sen päälle vaan pyytää avaamaan yhteystiedon uudelleen. Korjattu muistiinpano päivittyy myös henkilölle, sijoittajarekisteriin ja toimittajalle, ellei sitä ole niissä muutettu. Väärä yhtiö? Avaa yhteystieto Viimeisimmät-listasta ja paina Siirrä toiseen yhtiöön…: valitse yhtiö (ja putki) → Siirrä. Kortti siirtyy henkilön, yrityksen, muistiinpanojen ja aikajanan kanssa (ks. Kortin siirto); vielä minnekään lähettämätön yhteystieto siirtyy toisen yhtiön listalle.

Kaikki puhelimella tallennetut näkyvät myös Tänään-sivun listalla. Myyntiin lisätty henkilö on liidi, jonka vastuuhenkilö olet sinä. Uusi yritys tulee prospektiksi. Myyntiin voivat lisätä pääkäyttäjä, kirjanpitäjä ja työntekijät, sijoittajia pääkäyttäjä ja konsultit. ⚙ Asetuksista löytyvät myös värit (9 teemaa: Violetti, Meri, Aurinko, Minttu, Laivasto, Viini, Metsä, Ametisti, Yö), kieli (Suomi / English) ja uloskirjautuminen.

Tehtävät puhelimella

Puhelinsovelluksen Tehtävät-välilehti on myyjälle ja rahoitusneuvojalle tien päällä:

• Omat tehtävät: omat muistutuksesi (Myynti) ja sijoittajakorttien seuraavat askeleet, joiden vastuuhenkilö olet, myöhästyneet ja seuraavan viikon. Tehty kuittaa muistutuksen. Kirjaa avaa kirjauksen sille henkilölle.
• Kirjaa yhteydenotto: hae henkilö nimellä (asiakkaan yhteyshenkilö tai sijoittaja), valitse Puhelu, Tapaaminen, Sähköposti tai Muistiinpano, kirjoita mitä sovittiin ja halutessasi seuraava askel ja päivä. Kirjaus näkyy henkilön aikajanalla koneella. Myynnissä seuraava askel tulee muistutukseksi, sijoittajalla se korvaa kortin seuraavan askeleen.

Uudet kontaktit (Etusivu → Tänään)

Tänään-sivun Uudet kontaktit näyttää käsittelemättömät. Avaa lista näyttää kaikki:

• Rajaa: Käsittelemättä / Kaikki, tapahtuma (esim. SLUSH), oma lista ja haku.
• Jokaisella rivillä: Asiakkaaksi (kysyy myyntiputken), Kumppaniksi (asiakasrekisteriin tagilla Kumppani, ei korttia), Sijoittajaksi (kysyy sijoittajaputken), Toimittajaksi (toimittajarekisteriin, jonka ostolaskut tuntevat), Listalle… (oma lista, esim. "Slush jatkot"; uuden listan voi tehdä samalla), Valmis ja Ei tarvita.
• Sama henkilö voi mennä useaan paikkaan; rivillä näkyy, minne hän on jo mennyt.
• + Lisää yhteystieto tallentaa koneella esim. puhelimessa tavatun. Lataa CSV vie näkyvät rivit (esim. jatkoviestejä varten).

Ison prospektilistan tuonti

1. Valitse Asiakasrekisteri → Tuo prospekteja.
2. Liitä solut Excelistä tai Google Sheetsistä, tai valitse tiedosto (.xlsx, .csv, .vcf, LinkedIn-vienti). Tuhansien rivien lista käy.
3. Numar tunnistaa sarakkeet otsikoista, ja voit vaihtaa niitä.
4. Anna koko listalle tagi (esim. Messut 2026), lähde ja vastuuhenkilö, ja valitse halutessasi putki.
5. Esikatselu kertoo, montako uutta yritystä, henkilöä ja korttia tulee. Mitään ei tule kahdesti.

Myyntiputket

• Myyntiputki-välilehden yläosassa on siru jokaista putkea kohden. + Uusi putki tekee uuden putken.
• ✏️ Muokkaa muuttaa putken nimeä ja sarakkeita.
• Liikennevalo (kuuma, lämmin, kylmä) kortin kulmassa tallentuu heti.
• ▤ Tiivistä näkymä näyttää kortit tiiviinä: vain nimi, lähteen väri ja liikennevalo, joten paljon kortteja mahtuu näkyviin. Painike muuttuu muotoon Laajenna näkymä, joka palauttaa kortit ennalleen. Valinta muistetaan.
• Kortin väri: tavallinen / lämpötila värjää koko kortin lämpötilan mukaan: kylmä vaaleansininen, lämmin keltainen, kuuma punainen; ilman valintaa kortti on teeman tavallinen. Toimii kaikissa teemoissa, ja valinta muistetaan erikseen Myyntiputkelle ja sijoittajaputkelle.
• Vastuuhenkilö näkyy kortin kulmassa nimikirjaimina (esim. MH), ja jokaisella on oma värinsä. Värit ja nimikirjaimet näkyvät kaikille samoina. Vaihda ne kohdassa Hallinta → Henkilöt → henkilökortti → Nimikirjaimet ja väri: kirjoita nimikirjaimet (esim. MH) ja valitse väri. Värin kohdalla näkyy, kuka sen jo käyttää. Jokainen voi vaihtaa omansa, ja käyttäjien hallitsija kenen tahansa omissa yrityksissään.
• 💬 ja luku kortin alaosassa kertoo, montako tapahtumaa (puhelut, tapaamiset, viestit, muistiinpanot) kortin aikajanalla on.
• Voitettu → toimeksianto tekee voitetusta kaupasta toimeksiannon, jolle kirjataan tunnit.
• Siirrä tai kopioi… (kortin ikkunan alaosassa) vie kortin toiseen myyntiputkeen tai sijoittajaputkeen. Ks. Kortin siirto ja kopiointi.

Kortin siirto ja kopiointi putkesta toiseen

Myyntikortin ikkunassa ja sijoittajakortin Työkalut-kohdassa on Siirrä tai kopioi….

1. Valitse kohdeputki. Lista näyttää muut myyntiputket ja sijoittajaputket (sijoittajaputket, jos sinulla on rahoituksen oikeudet; myyntiputket, jos sinulla on myynnin muokkausoikeus).
2. Valitse Siirrä (kortti lähtee nykyisestä putkesta) tai Kopioi (kortti jää myös nykyiseen putkeen).

3. Paina Siirrä tai Kopioi. Ilmoitus kertoo, mitä tehtiin.

   • Myyntiputkesta toiseen tai sijoittajaputkesta toiseen: kortti menee samaan sarakkeeseen, jos kohdeputkessa on sellainen, muuten ensimmäiseen. Sijoittaja voi olla samassa putkessa vain kerran.
   • Myyntiputkesta sijoittajaputkeen: henkilöstä tulee sijoittaja (sama sähköposti = sama sijoittaja), kortti menee putken ensimmäiseen sarakkeeseen ja aikajana kopioituu. Siirrossa voit ruksia Poista henkilö ja yritys asiakasrekisteristä, jos niillä ei ole muuta — jos niillä on muita kortteja, tarjouksia tai laskuja, ne jäävät rekisteriin.
   • Sijoittajaputkesta myyntiputkeen: sijoittajasta tulee yhteyshenkilö (ja yritys), kortti menee myyntiputken ensimmäiseen sarakkeeseen ja aikajana kopioituu. Siirrossa voit ruksia Poista sijoittaja sijoittajarekisteristä, jos hänellä ei ole muuta.
   • Jos henkilö oli jo kohdeputkessa, uutta korttia ei tehdä. Voitetun kortin ja kortin, jolla on tarjous tai sijoitus, voi vain kopioida.

Toiseen yritykseen (esim. kortti meni väärään yritykseen): valitse ikkunan ylimmästä kohdasta Yritys toinen yrityksesi ja sitten sen putki. Lista näyttää yritykset, joissa sinulla on myynnin muokkausoikeus (myyntikortti) tai rahoituksen oikeudet (sijoittajakortti).

• Myyntikortin Yhteyshenkilö-kohdan alla näkyvät henkilön puhelin ja sähköposti (napauttamalla soitat tai kirjoitat viestin, Numarin osoite piilokopiona).
• Myyntikortti: kortti siirtyy toisen yrityksen myyntiputkeen henkilön, yrityksen, muistiinpanojen, muistutusten ja aikajanan kanssa. Jos toisessa yrityksessä on jo sama yritys (Y-tunnus tai nimi) tai henkilö (sähköposti tai nimi), kortti liitetään niihin. Puhelimella tallennettu yhteystieto siirtyy mukana. Siirrossa henkilö ja prospekti poistetaan vanhasta yrityksestä, jos niillä ei ole siellä muuta. Kopioinnissa alkuperäinen jää ennalleen.
• Sijoittajakortti: kortti ja sen aikajana siirtyvät toisen yrityksen sijoittajaputkeen. Saman organisaation yrityksissä sijoittaja on sama. Jos yritys on toisessa organisaatiossa, sijoittaja haetaan sieltä sähköpostin tai nimen perusteella tai kopioidaan sinne, ja vanha sijoittaja poistetaan, jos sillä ei ole muuta.
• Voitetun kortin ja kortin, jolla on tarjous tai sijoitus, voi viedä toiseen yritykseen vain kopiona.

Päivittäinen työ

• 📋 Puhelulista, Ennuste, Myyntiagentti, Muistutukset ja Lomakkeet ja posti (verkkolomake ja sähköpostien kirjaus piilokopiolla).

Automaatiot

Muistutukset → Automaatiot: "kun X tapahtuu, tee Y". Aloita valmiista mallista (Tarjouksen seuranta, Asiakas avasi tarjouksen, Hiljainen kortti 14 pv, Verkkolomakkeen liidi, Uusi tukipyyntö, Voitettu kauppa) tai tee oma.

• Rajaa halutessasi putkeen ja kortin vähimmäisarvoon. Yksi automaatio voi tehdä 1–10 asiaa.
• Sama tapahtuma käynnistää automaation vain kerran (kortti ei saa toista muistutusta, vaikka se käy sarakkeessa uudelleen).
• Automaation tekemä muistutus näkyy merkinnällä "⚙ automaatio". Jos automaatio ei onnistu, oma tallennuksesi menee silti läpi, ja virhe näkyy automaation kohdalla.
• Hiljaiset kortit tarkistetaan, kun joku avaa Myynnin (kerran tunnissa).

Liidi-ilmoitukset (esim. Yrityspörssi)

Kun saat sähköpostin uudesta yhteydenotosta (Yrityspörssi, verkkosivun lomake, muu palvelu), Numar osaa poimia siitä henkilön.

• Välitä ilmoitus yrityksen Numar-osoitteeseen (kirjaa+…, Lomakkeet ja posti). Numar lukee ilmoituksesta nimen, sähköpostin, puhelimen, Y-tunnuksen, viestin, ilmoituksen ja lähteen (esim. Yrityspörssi). Välittäjästä tai palvelusta ei tule yhteyshenkilöä.
• Tai liitä teksti: 📋 Liitä liidi (Asiakasrekisteri tai Sijoittajat) → tarkista kentät → valitse putki → Tallenna liidi.
• Liidi menee valitun putken ensimmäiseen sarakkeeseen: myyntiputkessa henkilö, yritys, kortti ja muistutus "Vastaa liidiin"; sijoittajaputkessa sijoittaja ja kortti, seuraava askel "Vastaa yhteydenottoon" tänään.
• Mihin välitetyt menevät: Lomakkeet ja posti → Saapuvien liidien ohjaus. Numar katsoo järjestyksessä: putken oma liidiosoite → lähteen mukainen sääntö → oletusputki.
• Oletusputki: valitse myyntiputki tai sijoittajaputki. "Automaattisesti" = myyntiputki, jos välittäjällä on myynnin oikeudet, muuten uusin sijoittajaputki.
• Lähteen mukaan: sääntö "tämän lähteen liidit menevät tähän putkeen", esim. Yrityspörssi → sijoittajaputki. Kirjoita tai valitse lähde (Yrityspörssi, Kauppalehti, Yrityskaupat.net, Invesdor, LinkedIn, Hilma, Tori tai yrityksen omat lähteet), valitse putki ja paina Lisää sääntö. Isot ja pienet kirjaimet eivät vaikuta. Poista poistaa säännön, ja sen lähteen liidit menevät taas oletusputkeen.
• Putkikohtainen liidiosoite: Saapuvien liidien ohjaus → Putkikohtaiset liidiosoitteet → + Tee liidiosoite putken kohdalla. Siihen välitetty ilmoitus menee aina juuri tähän putkeen (esim. yksi osoite sijoittajaliideille, toinen myyntiliideille). Lisää osoite sähköpostin yhteystietoihin putken nimellä.
• Myyntitiimit ja vuorojako: Myynti → Myyntiputki → 👥 Tiimit. Tee tiimi ja valitse sen jäsenet. Valitse kohdassa "Kenelle uudet liidit menevät" putkelle tai verkkolomakkeelle tiimi: uudet liidit jaetaan jäsenille vuorotellen. Henkilö, jolla on jo avoin kortti, pysyy omistajallaan. Keskeytetty jäsen ohitetaan. Jokaisen jäsenen kohdalla näkyy avoimet kortit ja uudet liidit 30 päivän ajalta. Tiimejä muokkaa käyttäjien hallinnoija.
• Saapuneet viestit: Lomakkeet ja posti -sivun alaosa näyttää jokaisen kirjaa+-osoitteeseen tulleen viestin ja sen, mitä Numar teki: liidi (mihin putkeen ja kuka), kirjattu aikajanalle, ei kirjattu (ja miksi) tai palautettu lähettäjälle (syy, sama kuin palautusviestissä). Jos liidiä ei löydy putkesta, katso ensin tästä.
• Saman sähköpostin henkilö ei tule kahdesti: uusi yhteydenotto lisätään hänen aikajanalleen. Sama sähköposti kahdesti välitettynä kirjataan kerran.

Asiakaspalvelu

Myynti → Asiakaspalvelu kokoaa asiakkaiden tukipyynnöt yhteen listaan.

• Mistä pyynnöt tulevat:
• verkkosivun tukilomakkeelta (Lomakkeet ja posti → + Uusi lomake → Tyyppi: Tukipyyntö);
• puhelimessa tai palaverissa: kirjaa itse + Uusi tukipyyntö (myös yrityksen kortilta "+ Tukipyyntö"). Valitse yritys ja henkilö listalta tai kirjoita uusi (uusi yritys lisätään Prospekteihin). Käsittelijä on se, joka hoitaa pyynnön. Julkinen vastaus lähtee asiakkaalle myös sähköpostilla, kun lähtevä posti on otettu käyttöön (docs/sahkoposti-asetukset.md).
• Asiakkaan linkki: jokaisella pyynnöllä on oma sivu (tuki.html#…). Asiakas näkee siellä julkiset vastauksesi ja voi vastata ilman tunnuksia. Lomakkeen lähettäjä saa linkin heti kiitossivulla.
• Vastaaminen: kirjoita vastaus ja valitse Lähetä vastaus tai Vastaa ja merkitse ratkaistuksi. "Sisäinen muistiinpano" näkyy vain teille. ✨ Luonnostele vastaus tekee tekoälyn luonnoksen, jonka tarkistat. ✉️ Vastaa sähköpostilla avaa oman sähköpostisi, ja viestiin tulee asiakkaan linkki.
• Tila vaihtuu itsestään: vastauksesi jälkeen "Odottaa asiakasta", asiakkaan vastauksen jälkeen taas "Avoin". Ratkaistun pyynnön asiakas voi avata uudelleen vastaamalla linkissä.
• Vastausaika kiireellisyyden mukaan: kiireellinen 4 h, korkea 1 pv, normaali 3 pv, matala 7 pv. Myöhässä olevat ovat listan alussa punaisina, ja Etusivu muistuttaa niistä.
• Yrityksen kortilla näkyvät sen tukipyynnöt. Automaatioissa on tapahtuma "Uusi tukipyyntö tulee" (esim. muistutus vastata).

Omat kentät

• Asiakasrekisteri → Yritykset → ⚙ Omat kentät: lisää omia tietokenttiä yrityksille, henkilöille ja myyntiputken korteille (teksti, numero, päivämäärä, valinta, kyllä tai ei, linkki). Esimerkiksi henkilöstömäärä, sopimuksen päättymispäivä tai kohteen osoite.
• Kentät näkyvät lomakkeilla kohdassa Lisätiedot. Pakollinen kenttä on täytettävä ennen tallennusta. Arvot löytyvät Asiakasrekisterin haulla, ja yritysten listalla näkyy kaksi ensimmäistä.
• Kenttää ei poisteta vaan se otetaan pois käytöstä, jolloin jo kirjatut tiedot säilyvät.

Tuotteet ja hinnastot

• Tarjoukset → Tuotteet: myymäsi tuotteet ja palvelut — kiinteä hinta (yksikkö, esim. kpl tai m²), tuntityö (€/h) tai kuukausipalkkio (€/kk).
• 💶 Hinnastot: alennus kaikista tuotteista ja/tai oma hinta yksittäisille tuotteille. Asiakkaan hinnasto valitaan yrityksen tiedoista (Prospektit → yritys → Hinnasto).
• Tarjouksella + Tuotteesta… lisää rivin valitun asiakkaan hinnalla.

YTJ, kaksoiskappaleet ja tavoitteet

• 🔍 YTJ yrityksen lomakkeella: kirjoita Y-tunnus (tai nimi) ja Numar hakee kaupparekisteristä nimen, kotipaikan, osoitteen, verkkosivun ja toimialan. Nimellä haettaessa valitse oikea yritys listasta.
• 🔍 Kaksoiskappaleet (Asiakasrekisteri): Numar etsii yritykset, joilla on sama Y-tunnus tai sama nimi, ja henkilöt, joilla on sama sähköposti. Yhdistä siirtää henkilöt, kortit, muistutukset, tapahtumat ja tarjoukset säilyvälle ja poistaa toisen. Saman voi tehdä yrityksen tai henkilön lomakkeelta (Yhdistä tähän…). Yritystä, jolla on laskuja, toimeksiantoja tai tunteja, ei poisteta — yhdistä toisin päin.
• Tavoitteet (Myyntiputki → Ennuste): kuukausitavoite koko yritykselle tai myyjittäin (🎯 Aseta tavoitteet; käyttäjien hallintaoikeus). Taulukko näyttää voitetun suhteessa tavoitteeseen ja palkissa painotetun ennusteen.

Liidipisteet

• Jokainen henkilö saa pisteet 0–100: sähköposti ja puhelin tiedossa, yhteys viime päivinä, tuli verkkolomakkeelta, lähetti sähköpostia, avoin kortti, kuuma kortti, yritys avasi tarjouksen… 60 pistettä tai yli = 🔥.
• Henkilöt: sarake Pisteet ja järjestys "Pisteet, suurin ensin". Henkilökortti kertoo, mistä pisteet tulevat.
• ⭐ Pisteytys (Henkilöt-listalla): muokkaa sääntöjä ja pisteitä (−100…100), lisää omia (lähde, tagi, toimiala, vaihe) tai palauta oletukset.
• Myyntiagentti → Soita ensin: viisi korkeinta pistettä, joilla ei ole odottavaa muistutusta.

Rahoitusneuvojan ja start-upin ohjeet

Nämä näkymät ovat valikossa Rahoitus-alueella otsikon Sijoittajat ja omistus alla (ennen alue Start-up rahoitus). Samalla alueella ovat myös Julkinen rahoitus ja Suunnittelu.

Työtila on oma yrityksesi. Jokainen asiakasyritys saa työtilassa oman sijoittajaputkensa, ja kaikki asiakkaat käyttävät samaa sijoittajarekisteriä.

1. Sijoittajaputki → + Uusi asiakasyritys. Jos asiakkaalla ei ole vielä putkea, sen sirussa on + putki.

2. Sijoittajat: haku, Putkissa-sarake, Siisti nimet, Kaksoiskappaleet (sama nimi tai sähköposti kahdesti → Yhdistä: kortit, aikajana ja sijoitukset yhdelle; yhdistää voi organisaation omistaja), Tuo sijoittajia. Numar kysyy ennen kuin lisää samannimisen sijoittajan uudestaan.

   ✏️ Tyypit muuttaa sijoittajatyyppejä (esim. Siemensijoittaja). Voit nimetä tyypin uudelleen, vaihtaa sen värin ja järjestyksen, lisätä uuden tyypin ja piilottaa tyypin, jota et enää käytä. Piilotettu tyyppi säilyy sijoittajilla, joilla se jo on. Tyypin voi poistaa vain, jos yhdelläkään sijoittajalla ei ole sitä. Muutos näkyy kaikille organisaatiosi yrityksissä. Putki päivittyy kaikille itsestään: kun joku siirtää tai muokkaa korttia, se näkyy muilla sekunnin kuluttua ilman sivun päivitystä. 3. Sijoittajakortti: nimen alla Mistä tullut (esim. Yrityspörssi — kirjoita tai valitse suoraan kortilla), sitten Muistiinpanot (yleiset muistiinpanot tästä sijoittajasta tässä putkessa; tallentuu, kun siirryt pois laatikosta). Sen alla vaihe, summa, liikennevalo ja vastuuhenkilö, ja sitten kolme osaa ajan mukaan: Seuraavaksi (tuleva: seuraava askel, päivä ja kellonaika — ▾ avaa tavalliset askeleet, esim. Lähetä pitch deck, ja täyttää päivän; askeleella pitää olla päivä, ja se näkyy Kalenterissa ja Tehtävissä), Kirjaa tapahtunut (jo tehty: puhelu, tapaaminen, viesti… menee aikajanalle) ja Aikajana (mitä on tapahtunut, uusin ensin; jokaisessa merkinnässä näkyy 👤 kuka meiltä sen kirjasi, eli kuka oli yhteydessä ja mitä sovittiin). Lisäksi Työkalut (sähköposti, WhatsApp, yhteystietoihin, luonnostele viesti, Siirrä tai kopioi… toiseen sijoittajaputkeen tai myyntiputkeen — ks. Kortin siirto ja kopiointi), Merkitse tarkistetuksi ja Poista putkesta. Kortti, jolla on muistiinpanoja, näyttää taululla merkin 📝. Viimeisin yhteys on aikajanan uusin puhelu, tapaaminen, WhatsApp-, teksti- tai LinkedIn-viesti, lähetetty materiaali tai lähetetty sähköposti — muistiinpanot, saapuneet viestit ja liidi-ilmoitukset eivät muuta sitä. Kun korjaat aikajanan merkinnän päivän tai poistat merkinnän, päivä lasketaan uudelleen. 4. Hae putkesta löytää kortin nimestä, yrityksestä, sähköpostista, lähteestä, seuraavasta askeleesta ja muistiinpanoista. Enter avaa ensimmäisen osuman. 5. ✏️ Muokkaa muuttaa putken nimeä ja sarakkeita. Putken nimi on sama Tauluissa, putken sirussa ja otsikossa sekä Sijoittajat-sivun kierroksella: kun muutat sen yhdessä paikassa, se muuttuu kaikkialla. 6. ▤ Tiivistä näkymä (putken yläosassa; muuttuu muotoon Laajenna näkymä) näyttää kortit tiiviinä: vain nimi, lähteen väri ja liikennevalo. Myöhässä olevan seuraavan askeleen kortissa on punainen reuna. Valinta muistetaan. Kortin väri: lämpötila (painike Tiivistä näkymän vieressä) värjää kortit lämpötilan mukaan: kylmä vaaleansininen, lämmin keltainen, kuuma punainen. Liikennevalolla vaihdat lämpötilaa kuten ennenkin.

   Aikajana sijoittajakortilla: kirjaa puhelu, tapaaminen tai viesti päivän ja kellonajan kanssa (tyhjä kellonaika = nyt). ✏️ tapahtuman kohdalla korjaa tyypin, aiheen, päivän, kellonajan ja muistion.

   Korttien siirto: vedä korttia hiirellä toiseen sarakkeeseen tai ylös ja alas samassa sarakkeessa (tärkeimmät ylös). Viiva näyttää, mihin kortti asettuu. Kosketusnäytöllä paina korttia hetki ja siirrä sitten. Järjestys tallentuu kaikille. Jos kortit eivät liiku ja Vaihe-valikko on harmaa, sinulla on lukuoikeus: putkea voivat muokata pääkäyttäjä ja konsultit. 7. Liikennevalo: kolme palkkia, sininen = kylmä, keltainen = lämmin, punainen = kuuma. Palava palkki on kirkas, muut himmeitä. Klikkaus tallentuu heti, toinen klikkaus poistaa valinnan. 8. Taulut: kaikki putket ja työtaulut laattoina. Työtaululla on Taulu / Gantt -valitsin: Gantt näyttää kortit aloituksesta eräpäivään, värinä vastuuhenkilö. Kortille voi valita Alkaa, kun valmis (toinen kortti samalla taululla). 9. Arkistoi ja poista: laatan Arkistoi piilottaa taulun Arkistoidut-kohtaan (palautettavissa). Arkistoidun tyhjän taulun voi poistaa pysyvästi Poista-napilla: sijoittajaputki poistuu kierroksineen, kun siinä ei ole sijoittajia eikä omistusmerkintöjä; myyntiputki, kun siinä ei ole kauppoja (ei yrityksen ainoaa); työtaulu, kun siinä ei ole kortteja. 10. Jaa → Asiakkaat: asiakas näkee oman putkensa vain luku -tilassa, ei muistiinpanoja. 11. Omistus → Vaihtovelkakirjat: jokainen avoin vaihtovelkakirja ja SAFE laskettuna kierrokselle. Anna muuntopäivä, kierroksen osakehinta ja osakkeet ennen kierrosta (täysin laimennettu, valmiina omistuksesta). Numar näyttää: - koron muuntopäivään (yksinkertainen korko, todelliset päivät / 365, maksupäivästä); - hinnan alennuksella ja arvostuskatolla (katto ÷ osakkeet ennen kierrosta); - pienemmän hinnan ja osakkeiden määrän.

   Omistus ennen ja jälkeen näyttää osuudet muunnon jälkeen; anna myös kierroksen uusi raha, niin uudet sijoittajat ovat mukana. - Kirjaa korot kirjanpitoon: korkokulu ja siirtovelka päivään asti (tilikauden lopussa ja ennen muuntoa). - Muunna osakkeiksi: osakkeet merkitään omistukseen (rekisteröi ne, kun kaupparekisteri on merkinnyt), ja laina sekä korko kirjataan SVOP-rahastoon tai osakepääomaan. - Kirjaa rahan tulo kirjanpitoon (Sijoitukset → vaihtovelkakirja tai SAFE): pankkitili / Vaihtovelkakirjalainat. Tase näyttää rivin Vaihtovelkakirjalainat vieraassa pääomassa (pitkäaikainen, jos erääntyy yli 12 kuukauden kuluttua). 12. Omistus → Tuo osakasluettelo: tuo koko omistushistoria kerralla, niin jokaista sijoitusta ei tarvitse kirjata käsin. Valitse Excel (.xlsx, kaikki välilehdet) tai CSV, tai liitä taulukko. Numar tunnistaa välilehdet: - Osakeluettelo (osakenumerot, nimi, antamispäivä, muutosmerkintä, määrä): osakeannit ja osakekaupat. Miinusrivi on myyjä ja plusrivi ostaja samalta päivältä. Toistettu nykytilanne (samat osakenumerot uudelleen) ohitetaan. Ensimmäisen päivän osakkeet ovat perustajaosakkeet. - Merkintälista (merkitsijä, merkintäpäivä, maksupäivä, merkintähinta, osakkeita): jokainen sijoitus summineen. Valitse, ovatko osakkeet rekisteröity vai vasta maksettu. - Omistajaluettelo (osakas, osakkeita, allekirjoituspäivä): tulosta verrataan siihen. Jos tuot pelkän omistajaluettelon, voit tuoda sen avaavana tilanteena.

   Esikatselu näyttää, mitkä nimet ovat sama omistaja (esim. Pauliina Kario = Pia Pauliina Kario), mistä kaupasta puuttuu päivä tai osapuoli (täydennä ne) ja täsmääkö tulos omistajaluetteloon. Samaa merkintää ei tuoda kahdesti, vaikka tuot saman tiedoston uudelleen. Sijoitukset → Tuonnit → Peru tuonti poistaa koko tuonnin. Omistajista tallennetaan vain nimi ja yrityksen Y-tunnus: henkilötunnuksia, syntymäaikoja ja osoitteita ei lueta. 13. Omistus → Osakekaupat: osakkeiden myynti omistajalta toiselle (myyjä, ostaja, päivä, osakkeet, osakenumerot). Kauppahintaa ei tallenneta: se on myyjän ja ostajan välinen asia, eikä se kuulu yhtiön tietoihin. Yhtiön osakemäärä ei muutu, omistajien osuudet muuttuvat kauppapäivästä alkaen. Numar ei hyväksy kauppaa, jossa myyjä myisi enemmän kuin omistaa sinä päivänä. 📄 Lue kauppakirjasta: tekoäly lukee kauppakirjasta (PDF tai kuva) osapuolet, päivän ja osakkeet ja täyttää lomakkeen; hintaa se ei lue. Tarkista ja tallenna. 14. Kirjaa merkintähinta kirjanpitoon (Sijoitukset → osakeanti tai perustajaosakkeet, kun summa on annettu): yksi tosite pankkitililtä osakepääomaan ja SVOP-rahastoon. Anna, kuinka paljon menee osakepääomaan (osakeantipäätöksen mukaan; perustettaessa usein koko summa) — loput menee SVOP-rahastoon (UK-yhtiössä Ordinary share capital ja Share premium account). Saman merkinnän voi kirjata vain kerran; älä kirjaa, jos rahan tulo on jo kirjattu pankkitapahtumasta. 15. Omistus → Optiot: optio-oikeudet kirjataan kuten muutkin (+ Kirjaa sijoitus, laji Optiot) ja niille annetaan ansaintaehdot: ansainta alkaa, ansaintaaika kuukausina, cliff ja merkintähinta, sekä vanhenemispäivä. Näkymä näyttää valitun päivän tilanteen: myönnetty, ansaittu (ennen cliffiä ei mitään, sen jälkeen tasaisesti kuukausittain), käytetty ja käytettävissä. Käytä… tekee käytetyistä optioista osakemerkinnän (maksettu, hinta = merkintähinta); ansaittua enempää ei voi käyttää eikä vanhentuneita. 16. Omistus → Kierroslaskelma: mitä kierros tekisi omistukselle. Anna pre-money-arvostus, uusi raha ja halutessasi uusi optiopooli prosentteina kierroksen jälkeen. Numar laskee osakkeen hinnan (pre-money ÷ osakkeet ennen kierrosta täysin laimennettuna, pooli mukana), post-moneyn ja jokaisen omistajan osuuden ennen ja jälkeen. Avoimet vaihtovelkakirjat ja SAFEt muuttuvat mukana alennuksella tai arvostuskatolla (ruksi pois, jos et halua niitä mukaan). Laskelma ei tallenna mitään. 17. Kirjattu sijoitus on lukittu: kirjanpitoon kirjatun tai muunnetun sijoituksen summaa, osakemäärää, valuuttaa, lajia ja omistajaa ei voi enää muuttaa. Korjaa tekemällä tositteelle vastakirjaus ja kirjaamalla oikeat tiedot uutena merkintänä. Omistustaulukko näyttää optiot sellaisina kuin ne olivat valittuna päivänä. Sijoittajaa, jolla on kirjattu sijoitus tai kortti Closed-sarakkeessa, ei voi poistaa — yhdistä kaksoiskappaleet Yhdistä-toiminnolla. Closed-sarakkeen korttia tai korttia, jonka sijoittajalla on sijoitus kierroksesta, ei voi poistaa putkesta. Vaihtovelkakirjan muunnon vastakirjaus palauttaa lainan muuntamattomaksi, ja vastakirjatun merkinnän voi korjata ja kirjata uudelleen.

Julkinen rahoitus

Rahoitus → Julkinen rahoitus (samat tiedot myös Kirjanpito → Hankkeet) pitää kirjaa Business Finlandin, elinvoimakeskuksen (entiset ELY-keskusten yrityspalvelut) ja EU:n rahoituksesta: rahoitusmahdollisuudet, hakemukset, päätökset, hanketunnit, kustannukset, raportit ja määräajat samassa paikassa ja samoilla luvuilla kuin kirjanpito ja palkat.

Numar on päätöksenteon tuki: se valmistelee, laskee ja muistuttaa, mutta ei koskaan lähetä mitään rahoittajalle. Yritys tarkistaa hakemuksen ja raportit ja jättää ne itse rahoittajan palvelussa (Business Finlandin asiointipalvelu, Aluehallinnon asiointipalvelu, EU Funding & Tenders -portaali).

Näkymät ovat valikossa otsikon Julkinen rahoitus alla: Hankkeet (tila, rahoittaja, kausi, budjetti, tuki, seuraava määräaika) · Rahoitusmahdollisuudet · Määräajat · De minimis · Omat tunnit. Näkee Kirjanpito: lukee -oikeuden henkilö ja pääkäyttäjä, muokkaa Kirjanpito: kirjaa -oikeuden henkilö ja pääkäyttäjä. Hankkeen henkilöillä on oma oikeus hankkeessa (Henkilöt → Oikeus hankkeessa): Käyttäjä näkee hankkeen perustiedot ja kirjaa vain omat tuntinsa; Projektin pääkäyttäjä näkee ja hoitaa koko hankkeen (perustiedot, henkilöt, kaikki tunnit, budjetin, kustannukset, raportit ja määräajat), vaikka hänellä ei olisi kirjanpito-oikeutta. Koko yrityksen tasolla kaikkia hankkeita hoitavat kirjanpidon kirjaajat ja pääkäyttäjä. Palkat näkyvät vain palkkaoikeudella: palkanlaskennasta tuleva tuntipalkka näkyy ja lasketaan kustannuksiin vain henkilölle, jolla on palkkaoikeus (Palkat); muille henkilö näkyy merkinnällä palkanlaskennassa. Palkansaajan linkittää hankkeeseen palkkaoikeuden henkilö, ja raportin, jossa on palkanlaskennan palkkoja, lähettää palkkaoikeuden henkilö. Lähetetyn raportin henkilökohtaiset palkat näkyvät vain palkkaoikeudella; raportissa näkyvät summat. Työtunnit kuukaudessa on 60–220 (kokoaikainen noin 160). Rahoittajalle raportoidulle kaudelle ei voi enää kirjata tunteja (avaa raportti tarvittaessa).

1. Rahoitusmahdollisuudet: jokainen rahoitusmuoto (esim. Business Finland Sprint, tutkimus-, kehitys- ja pilotointirahoitus, elinvoimakeskuksen kehittämisavustus, EIC Accelerator) ehtoineen ja tarkistuslista yrityksen omista tiedoista: ✓ täyttyy, ✗ ei täyty, ? tarkista itse. Numar katsoo yhtiön ja konsernin iän (perustamispäivä — tallenna se tässä — tai ensimmäinen tilikausi), maksetun oman pääoman (tilit 2000–2079), tiimin koon, työntekijät palkanlaskennasta, aiemmat julkiset hankkeet ja de minimis -tilan. Lopullisen arvion tekee rahoittaja. Aloita hakemus tekee hankkeen, jolla on rahoitusmuodon tukiprosentti ja enimmäistuki, ja avaa hakemuksen.
2. Hakemus: osiot Tiivistelmä, Ongelma ja tarve, Ratkaisu ja uutuusarvo, Markkina ja asiakkaat, Kansainvälistyminen, Tiimi, Työsuunnitelma ja aikataulu, Budjetti ja rahoitussuunnitelma sekä Riskit. ✨ Luonnostele hakemus tekoälyllä kirjoittaa luonnoksen hankkeen tiedoista, budjetista, henkilöistä ja yrityksen luvuista. Se täyttää vain tyhjät osiot ja kysyy ennen kuin korvaa omaa tekstiäsi. Tekoälyn teksti on merkitty "Tekoälyn ehdotus" siihen asti, kun muokkaat sitä. Kopioi vie osion tekstin rahoittajan lomakkeelle, Lataa hakemus (PDF) tekee koko luonnoksesta tiedoston.
3. Päätös → Perustiedot: tila (idea, hakemus työn alla, haettu, myönnetty, hylätty, käynnissä, raportointi, päättynyt), rahoittajan diaarinumero ja päätöksen numero, päivät, kokonaisbudjetti, tukiprosentti ja enimmäistuki, henkilösivukulut ja yleiskustannukset prosentteina palkoista (Numar näyttää rahoittajan yleiskustannusosuuden yrityksen kokoluokassa) ja työtunnit kuukaudessa. Kohdistus kirjanpidossa: valitse hankkeelle projekti tai luo se napista + Luo projekti hankkeen nimellä. Kun ostolaskun, kuitin tai tositteen rivi kohdistetaan Kirjanpidossa tälle projektille, se lasketaan hankkeen kustannukseksi. Vähennettävä ALV ei ole koskaan hyväksyttävä kustannus. Budjetti kirjataan kustannuslajeittain.
4. Henkilöt ja tunnit: lisää hankkeen henkilöt (Numar-käyttäjä ja / tai palkansaaja Palkoista) ja tuntipalkka — tyhjä tuntipalkka otetaan palkanlaskennasta (tuntipalkka tai kuukausipalkka ÷ työtunnit kuukaudessa). Tunnit kirjataan Tunnit-osiossa tai Omat tunnit -näkymässä, kun hanke on myönnetty tai käynnissä ja päivä on hankkeen keston sisällä. Tuntiraportti (PDF) tekee kuukauden tuntilistan jokaiselle henkilölle allekirjoitusta varten.
5. Kustannukset: valitse kausi. Numar laskee palkat (tunnit × tuntipalkka), henkilösivukulut, yleiskustannukset ja kohdistetut ostot, vertaa niitä budjettiin ja näyttää tuen, saadut maksut ja vielä saamatta olevan. Jätä pois poistaa oston hankkeen kustannuksista (syy tallentuu), Palauta tuo sen takaisin. Varoitukset: puuttuva tuntipalkka, puuttuva projekti, budjetin ylitys kustannuslajissa.
6. Raportit: luo raporttiluonnos kaudelle (kustannusraportti, maksatushakemus tai loppuraportti) ja lataa liitteet: Business Finland -kustannuserittely (CSV ja PDF), elinvoimakeskuksen maksatushakemuksen liitteet (kululuettelo ja palkkaliite, CSV ja PDF) ja EURA 2021 -kululuettelo (CSV — tarkista sarakkeet EURA:n tuontipohjaa vasten). Lähetä merkitsee raportin lähetetyksi Numarissa: kauden kustannukset jäädytetään raportille ja kauden tunnit lukitaan (🔒). Avaa uudelleen vapauttaa ne, Merkitse hyväksytyksi tallentaa rahoittajan hyväksymän summan. Jätä raportti itse rahoittajan palvelussa.
7. Määräajat: Luo raportointiaikataulu tekee väliraportit ja maksatushakemukset 3, 6 tai 12 kuukauden välein ja loppuraportin (oletus 60 päivää hankkeen päättymisestä); lisää yksittäiset määräajat, esim. muutosilmoitus. Määräajat näkyvät Tänään → Velvoitteet -ruudussa 14 päivää ennen ja myöhässä punaisina sekä Kalenterissa (lähde Julkinen rahoitus); rivi avaa hankkeen. Maksut: kirjaa ennakot ja maksuerät, niin Numar näyttää, paljonko tuesta on vielä saamatta.
8. De minimis: kirjaa kaikki yrityksen de minimis -tuet. Numar laskee kolmen vuoden summan ja jäljellä olevan tilan (enintään 300 000 €, EU 2023/2831).

Projektit: työmaat ja toimeksiannot

Projektit → Kaikki projektit kokoaa yhden työmaan tai toimeksiannon kaiken yhteen: ostot, kuitit, tunnit, laskut ja katteen. Projekti on sama kuin kirjanpidon kohdistusprojekti (Kirjanpito → Kohdistus → Projektit), joten erillistä "projektia" ei tarvitse tehdä kahteen paikkaan. Näet projektit, jos sinulla on kirjanpidon lukuoikeus tai olet pääkäyttäjä. Jos sinulla ei ole Työaikaa eikä Asiakastöitä, Kaikki projektit on Etusivulla.

1. + Uusi projekti: koodi ja nimi, asiakas, työmaan osoite, alkaa ja päättyy. Hinnoittelu: Laskutustyö (kulut + lisä %) tai Urakka (kiinteä urakkahinta, alv 0 %). Kun työ on valmis, kirjoita Valmistunut-päivä: projekti poistuu valinnoista eikä sille ehdoteta keskeneräistä työtä.
2. Valitse projekti ostoille. Ostolaskulla, kuitilla, myyntilaskulla ja toimeksiannolla on Projekti-valinta. Puhelimessa kuitin kuvaaja valitsee Projekti / työmaa ennen kuvaamista, ja valinta muistetaan seuraavaan kuittiin. Kun tosite kirjataan, sen kulu- ja tulorivit kohdistuvat projektille automaattisesti. Projektin voi vaihtaa myöhemminkin: kohdistus siirtyy mukana. Ostolaskun projektin voi valita myös asiatarkastaja.
3. Projektikortti (klikkaa projektia): kulut (materiaalit, alihankinta ja palvelut, henkilöstö, muut), laskutettu, kate ja laskuttamatta olevat materiaalit, jokainen tosite toimittajan nimellä (klikkaa = avaa tosite), toimeksiantojen tunnit sekä projektiin liitetyt julkisen rahoituksen hankkeet.
4. Laskuta materiaalit: rastita laskuttamattomat ostot (tai Valitse kaikki), tarkista lisä % ja laskun päivä ja paina Laskuta valitut. Numar tekee asiakkaalle laskuluonnoksen, jossa on rivi ostoa kohden (esim. Materiaalit: K-Rauta 2.3.2026). Tarkista ja vahvista lasku Myyntilaskuissa. Kukin osto laskutetaan vain kerran; jos poistat luonnoksen, ostot vapautuvat uudelleen laskutettaviksi.
5. Tunnit: liitä toimeksianto projektiin (Projektit → Työaika → toimeksianto → Projekti). Toimeksiannon tuntilaskut kuuluvat silloin projektille.
6. Varastosta: jos yrityksellä on Varasto, projektikortin Ota varastosta… ottaa materiaalin varastosta projektille, ja sen arvo tulee projektin kuluksi.
7. Julkinen rahoitus: Business Finlandin, elinvoimakeskuksen tai EU:n hanke voi kuulua samaan projektiin. Sama osto lasketaan silloin sekä hankkeen kustannuksiin että projektin kuluihin, mutta kirjanpidossa se on vain kerran.
8. Tilinpäätös → vaihe 3 → Keskeneräiset työt: avoimien projektien kulut tilikauden loppuun mennessä ovat vaihto-omaisuutta (KPL 5:6). Ehdotus on projektin kulut; urakassa enintään urakkahinta miinus jo laskutettu. Muuta arvoa tarvittaessa ja paina Kirjaa keskeneräiset työt: Numar kirjaa vain muutoksen edelliseen (1520 Keskeneräiset työt / 3600 Keskeneräisten töiden muutos; tilit tehdään, jos niitä ei ole).

Varasto

Varasto on oma alueensa valikossa, kun yritykselle on otettu käyttöön Varasto-moduuli (Hallinta → Yritykset → Muokkaa → Moduulit). Varasto ei vaadi projekteja: se toimii yhtä hyvin kaupalle tai tukkurille kuin rakennusyritykselle. Oikeudet: Varasto: näkee ja Varasto: kirjaa (pääkäyttäjällä ja kirjanpitäjällä molemmat, katselija ja tilintarkastaja näkee; muille ne rastitaan Hallinta → Henkilöt → Oikeudet).

1. Nimikkeet: lisää varastot (esim. Päävarasto, Pakettiauto; varaston voi liittää toimipaikkaan, yksi on oletusvarasto) ja nimikkeet (+ Uusi nimike: nimi, koodi, yksikkö, myyntihinta, ostohinta, tilausraja, viivakoodi). Nimike on sama tuote kuin tarjouksissa ja myyntilaskuilla, joten tuoterekisteri on yksi; olemassa olevan tuotteen saa varastonimikkeeksi valinnalla Tee tuotteesta varastonimike.
2. + Saapuminen: varasto, päivä, nimikkeet, määrät ja ostohinnat. Ostolaskulta pääsee samaan ikkunaan napilla Vie varastoon….
3. − Otto: käyttö, hävikki, muu tai projektille. Projektille otetun materiaalin arvo kirjataan muistiotositteella projektin kuluksi (kulutili veloitus projektille / hyvitys samalle tilille, tulos ei muutu), joten se näkyy projektikortilla, julkisen rahoituksen kustannuksissa ja Laskuta materiaalit -toiminnossa.
4. ⇄ Siirto: varastosta toiseen (esim. päävarastosta pakettiautoon).
5. Myyntilasku: lisää rivi kohdasta + Tuotteesta…. Kun lasku vahvistetaan, varastonimikkeet lähtevät oletusvarastosta; hyvityslasku palauttaa ne.
6. Saldot: määrät nimikkeittäin (ja varastoittain), arvo painotetulla keskihinnalla (KPL 5:6), tilaa-merkintä tilausrajan kohdalla ja punainen negatiivinen saldo. Inventaariolista (PDF) ja CSV mille tahansa päivälle.
7. Inventointi: valitse varasto ja päivä, kirjoita lasketut määrät ja paina Tallenna laskenta. Numar kirjaa erotuksen.
8. Tapahtumat: kaikki saapumiset, otot, siirrot, inventoinnit ja myynnit. Tapahtumaa ei muokata: Peru tekee vastakkaisen tapahtuman (ja projektille oton tositteen vastakirjauksen). Myyntilaskun otto korjataan hyvityslaskulla.
9. Puhelimessa: välilehti Varasto — hae nimike, ja paina Ota (myös projektille) tai Laske: tämä on saldo nyt.
10. Tilinpäätös → vaihe 3 → Varasto: Numar laskee varaston arvon tilikauden viimeisenä päivänä. Tarkista se ja paina Kirjaa varaston arvo: kirjataan vain muutos edelliseen (1510 Aineet ja tarvikkeet / 4400 Varastojen muutos; tilit tehdään, jos niitä ei ole).

Katteet

Myynti → Katteet (myös Kirjanpito → Katteet) näyttää myynnin, kustannuksen ja katteen euroina ja prosentteina valitulta ajalta – tuotteittain tai asiakkaittain. Näet sen, jos saat nähdä kaikki myyntilaskut tai kirjanpidon, olet pääkäyttäjä tai sinulle on annettu oikeus Myyntilaskut: näkee ostohinnat ja katteet (Hallinta → Henkilöt → Oikeudet). Muut eivät näe tuotteiden ostohintoja eivätkä katteita, eivät myöskään tarjousta kirjoittaessaan.

1. Valitse aikaväli (tämä tai edellinen kuukausi, 12 kuukautta, tämä tai edellinen vuosi tai oma aikaväli) ja ryhmittely. Mukana ovat lähetetyt myyntilaskut laskun päivän mukaan; hyvityslaskut vähentävät.
2. Kustannus kiinnittyy laskuriville, kun lasku lähetetään, eikä muutu sen jälkeen: varastonimikkeen painotettu keskihinta, Laskuta materiaalit -toiminnolla laskutetun oston hinta tai tuotteen ostohinta (tuotekortilla). Hyvityslasku käyttää alkuperäisen laskun kustannusta.
3. Rivit, joilla kustannusta ei ole (esim. vapaasti kirjoitettu rivi ilman tuotetta), näkyvät sarakkeessa Kustannus puuttuu, eivätkä ne muuta kate-prosenttia.
4. Napauta riviä, niin näet laskut ja laskurivit; laskun numero avaa laskun. Lataa CSV vie taulukon taulukkolaskentaan.
5. Asiakaskortilla ja tuotekortilla näkyy viimeisen 12 kuukauden myynti, kate ja kate-% (Laskut… avaa rivit).
6. Tarjousta kirjoittaessa tuotteesta lisätyn rivin alla näkyy sen kate (tuotteen ostohinta tai varaston keskihinta), ja yhteenvedossa Kate (tuoteriveillä). Asiakas ei näe katetta.

Kalusto

Kalusto kertoo, kenellä kukin kone, työkalu, ajoneuvo tai laite on ja missä se on – jotta laitteet saadaan takaisin ennen kuin ne myydään tai romutetaan tai kun työsuhde päättyy. Kalusto on oma alueensa valikossa, kun yritykselle on otettu käyttöön Kalusto-moduuli (Hallinta → Yritykset → Muokkaa → Moduulit). Se on vain yrityksen omaan käyttöön: oikeudet Kalusto: näkee ja Kalusto: kirjaa ovat oletuksena pääkäyttäjällä, ja muille ne rastitaan Hallinta → Henkilöt → Oikeudet. Tilintarkastaja ja konsultti eivät näe kalustoa, vaikka ruudut olisi rastitettu, eikä kalusto näy heille muutoslokissa.

1. + Uusi laite: nimi, tunnus (esim. tarran numero), laji (kone, työkalu, ajoneuvo, IT-laite, muu) ja sarjanumero. Kirjaa myös pienet, kuluksi kirjatut laitteet.
2. Kenellä ja missä: valitse henkilö (Numarin käyttäjä, Palkkojen työntekijä tai Muu henkilö tai yritys…, esim. aliurakoitsija), päivä, josta alkaen laite on hänellä, sekä projekti, varasto tai vapaa sijainti. Jokainen luovutus, palautus ja siirto jää laitteen historiaan.
3. Tarkastus ja kirjanpito: seuraava tarkastus (esim. nostimien määräaikaistarkastus tai katsastus) ja laitteen käyttöomaisuushyödyke (1160), jos se on aktivoitu. Myöhässä oleva tarkastus näkyy punaisena, 30 päivän sisällä tuleva keltaisena.
4. Suunnitelma: Myydään tai Romutetaan ja päivä, mihin mennessä. Laite siirtyy heti Hae takaisin -listalle, jos se on jollakulla.
5. Hae takaisin näyttää laitteet, jotka pitää saada takaisin nyt: haltijan työsuhde on päättynyt tai päättyy 30 päivän sisällä (Palkkojen päättymispäivä), haltija ei ole enää yrityksen käyttäjä, laite aiotaan myydä tai romuttaa, tai sen hyödyke on poistettu kirjanpidosta. Merkitse takaisin saaduksi kirjaa laitteen palautetuksi. Samalla sivulla ovat myyntiin tai romutukseen valmiit laitteet ja tulevat tarkastukset.
6. Poista käytöstä…: Myyty, Romutettu tai Kadonnut. Laitetta, joka on vielä jollakulla, ei voi kirjata myydyksi tai romutetuksi – hae se ensin takaisin, tai merkitse se kadonneeksi, jos sitä ei löydy. Palauta käyttöön avaa laitteen uudelleen.
7. Käyttöomaisuus: kun kirjanpidossa painetaan hyödykkeen kohdalla Myyty tai romutettu, Numar varoittaa, jos hyödykkeeseen liitettyjä laitteita on vielä jonkun hallussa (kirjanpitäjä näkee vain lukumäärän, ei nimiä).

Hallitusraportti

Etusivu → Hallitusraportti kokoaa kuukauden raportin hallitukselle yhdellä napilla. Näet sen, jos sinulla on kirjanpidon lukuoikeus tai olet pääkäyttäjä (ei tilintarkastaja).

1. Valitse kuukausi yläreunasta (oletus edellinen kuukausi; ✓ = valmis raportti, • = luonnos).
2. Raportissa on: avainluvut (liikevaihto kuukaudessa ja tilikauden alusta edelliseen vuoteen verrattuna, liiketulos, kassa ja kuinka kauan se riittää), tuloslaskelma (budjettivertailu, jos tilikaudelle on tehty yrityksen budjetti) ja 12 kuukauden kuvaaja, kassa ja rahoitus Suunnittelun kaikista skenaarioista kassakaavion kanssa, saatavat, velat ja pankki, myyntiputki ja rahoituskierrokset painotettuina, omistus ja tulevat määräajat. Osa, jonka lukuihin sinulla ei ole oikeutta, jää pois.
3. Kommentit: kirjoita katsaus itse tai paina ✨ Luonnostele kommentit — tekoäly kirjoittaa luonnoksen pelkistä raportin luvuista. Luonnoksessa on merkintä Tekoälyn ehdotus, kunnes muokkaat tekstiä. Tarkista aina luvut ja sävy ennen jakamista.
4. Tallenna tallentaa luonnoksen; luonnoksen luvut päivittyvät, kun kirjanpito muuttuu. Merkitse valmiiksi lukitsee luvut siihen hetkeen. Palauta luonnokseksi avaa raportin uudelleen.
5. Lataa PDF tekee raportista tiedoston, jonka voit lähettää hallitukselle. Numar ei lähetä raporttia itse.

Suunnittelu: kassaennuste ja runway

Kirjanpito → Suunnittelu (sama myös Rahoitus → Suunnittelu) näyttää, kuinka kauan kassa riittää ja paljonko rahoitusta tarvitaan — skenaarioittain, kirjanpidon luvuista, budjetista ja rahoituskierroksista. Suunnitelmat eivät kirjaa mitään kirjanpitoon. Näkee Kirjanpito: lukee -oikeuden henkilö ja pääkäyttäjä (ei tilintarkastaja), muokkaa Kirjanpito: kirjaa -oikeuden henkilö ja pääkäyttäjä.

1. Kassa ja riittävyys: valitse skenaario. Ruudut: Kassa nyt (pankki- ja kassatilit kirjanpidossa edellisen kuun lopussa, tai käsin annettu lähtökassa), Kulutus kuukaudessa (kolmen viime kuukauden keskiarvo ilman sijoituksia ja lainoja), Runway ilman uutta rahoitusta ja Runway rahoituksen kanssa (kuinka monta kuukautta kassa pysyy kassan alarajan yläpuolella), Rahoitustarve (paljonko rahaa tarvitaan, jotta kassa riittää koko ennusteen ajan) ja mitä puuttuu suunnitellun rahoituksen jälkeen, kassan pienin arvo ja Nollatulos (ensimmäinen kuukausi, jonka tulos on vähintään nolla).
2. Kuvaaja: toteutunut kassa yhtenäisenä viivana, ennuste rahoituksen kanssa katkoviivana ja ennuste ilman uutta rahoitusta pisteviivana omalla värillään. Piste = rahoitus tulee, pystyviiva = kuukausi, jona kassa menee alarajan alle. Vie hiiri kuvaajan päälle (tai valitse kuvaaja ja käytä nuolinäppäimiä), niin näet kuukauden luvut. Samat luvut ovat Kuukausittain-taulukossa, ja Lataa CSV vie ne taulukkolaskentaan.
3. Tulot ja menot tulevat joko budjetista (Kirjanpito → Budjetti; budjetin Kassaennuste-nappi avaa sen tässä) tai kirjanpidon keskiarvosta valituilta kuukausilta. Budjetin ulkopuoliset kuukaudet lasketaan keskiarvosta. Kasvu % kuukaudessa ja "tulot / menot % pohjasta" muuttavat tasoa. Maksuaika: kuinka monta kuukautta myöhemmin asiakkaat maksavat ja me maksamme toimittajille. Avoimet myyntisaamiset ja ostovelat tulevat kassaan ensimmäisinä kuukausina. Poistot eivät ole kassamenoa. Arvonlisäveroa ei vielä lasketa erikseen.
4. Rahoitus tulee itsestään Rahoitus → Omistus -näkymästä ja kierroksista: Omistuksen sovitut ja allekirjoitetut sijoitukset, joita ei ole vielä maksettu (kierroksen päättymiskuukautena), ja avoimen kierroksen tavoitteesta puuttuva osa (kierroksen päättymiskuukautena; ilman päivää kolmen kuukauden päästä). Mennyt päivä näkyy merkinnällä myöhässä, ja raha oletetaan tulevaksi nyt. + Rahoitus tai erä lisää skenaarioon oman erän: oma pääoma, laina, avustus, muu tulo tai muu meno (esim. veron maksu, laitehankinta, lainan lyhennys), kerran tai toistuvasti. Muuta tässä skenaariossa tekee kierroksesta oman arvion (päivä ja summa), joka korvaa kierroksen tässä skenaariossa.
5. Muokkaa oletuksia: nimi, tyyppi, oletusskenaario, tulojen ja menojen pohja, kasvu, taso, maksuajat, ennusteen pituus (6–60 kk), kassan alaraja, lähtökassa ja Rahoitus mukaan: ei uutta rahoitusta, vain sovittu rahoitus (sovitut sijoitukset ja varmoiksi merkityt erät) tai kaikki suunniteltu. Kopioi tekee skenaariosta kopion erineen. Luo skenaariot tekee valmiiksi Perus-, Varovainen- (tulot 80 %, vain sovittu rahoitus) ja Optimistinen-skenaarion (tulot 120 %).

6. Liiketoimintamalli: valitse malli ja anna oletukset. Neljä mallia:

   • Tilausmalli (kuluttajat): hinta kuukaudessa, hinnankorotus vuodessa, maksavat asiakkaat alussa, poistuma (churn), asiakashankinnan hinta (CAC), markkinointibudjetti (kiinteä, kasvu, % liikevaihdosta, yläraja), orgaaniset uudet asiakkaat, markkinan koko, myynnin kulut % ja muut kiinteät kulut. Kuukausittain: markkinointi ÷ CAC = uudet asiakkaat, poistuma vähentää, asiakkaat × hinta = liikevaihto.
   • B2B SaaS: kuten tilausmalli, lisäksi myyjät (kauppoja myyjää kohden), kumppanit (esim. tilitoimistot: kumppaneita alussa, uusia kuukaudessa, asiakkaita kumppania kohden, kumppanipalkkio), laajeneminen (asiakkaiden ostot kasvavat) ja käyttöönottomaksu. Ruutu Nettotulojen pysyvyys (NRR): yli 100 % tarkoittaa, että asiakkaat ostavat enemmän kuin lähtevät pois.
   • Käyttöperusteinen: perusmaksu + käyttö (yksikköä asiakasta kohden, käytön kasvu) × yksikköhinta; jokaisella yksiköllä on kustannus (esim. laitteiden omistajien osuus).
   • Konsultointi ja projektit: laskuttavat henkilöt × työtunnit × laskutusaste × tuntihinta + kuukausisopimukset + alihankinta (myynti- ja ostohinta). Ruudut näyttävät laskutettavat tunnit ja liikevaihdon henkilöä kohden.

   Ruudut näyttävät asiakkaat, kuukausi- ja vuositulot (MRR, ARR), bruttokatteen, asiakkaan arvon (LTV), LTV/CAC-suhteen (hyvä on vähintään 3) ja ajan, jossa asiakashankinnan kulu maksaa itsensä takaisin (hyvä on alle 12 kk). Muokkaa mallia → Malli vaihtaa mallia, ja yhteiset luvut (asiakkaat, poistuma, markkinointi) säilyvät. Tee Varovainen ja Optimistinen tekee mallista kaksi skenaariota heikommilla ja vahvemmilla oletuksilla. 7. Henkilöstö: suunnitellut roolit kirjataan käsin, tuodaan Excelistä tai Palkoista (Tuo Palkoista, ilman nimiä): nimike, ryhmä (esim. Myynti, Kehitys), henkilöiden määrä, kuukausipalkka, sivukulut % (oletus 25 %), alkamis- ja päättymiskuukausi ja palkankorotus vuodessa. Kirjanpidon keskiarvon tai budjetin päälle merkitään vain uudet rekrytoinnit; liiketoimintamallissa koko henkilöstö, myös myyjät ja laskuttavat konsultit. Kulut näkyvät ryhmittäin ja kuukausittain, ja ne ovat mukana kassaennusteessa (sarake "josta henkilöstö"). 8. Herkkyys: jokaista oletusta muutetaan vuorollaan ±10, 20 tai 30 %, ja Numar näyttää, miten kassa ennusteen lopussa ja runway muuttuvat. Kuvaajassa suurin vaikutus on ylimpänä: niihin oletuksiin kannattaa käyttää eniten aikaa. 9. Kierrokset ja yrityskauppa: + Rahoituskierros lisää skenaarioon suunnitellun kierroksen: kuukausi, pre-money (yhtiön arvo ennen uutta rahaa), raha, optiopooli % kierroksen jälkeen (tehdään ennen rahaa, joten nykyiset omistajat kantavat sen), etuoikeus (1 × = sijoittaja saa ensin rahansa takaisin) ja osallistuva tai ei. Kierroksen raha tulee skenaarion kassaennusteeseen; jos valitset Sijoittajaputken kierroksen, suunnitelma korvaa sen tavoitteen (samaa rahaa ei lasketa kahdesti). Numar näyttää osakkeen hinnan, post-moneyn ja omistuksen jokaisen kierroksen jälkeen. Nykyinen omistus tulee Omistuksesta täysin laimennettuna. Exit-oletukset: exit-kuukausi ja arvo (kerroin × vuosiliikevaihto exit-kuukautena tai arvo käsin), lisätäänkö ennusteen kassa ja kaupan kulut %. Kuka saa mitä: etuoikeudet maksetaan ensin, uusin kierros ensin; ei-osallistuva kierros ottaa etuoikeuden tai vaihtaa osakkeiksi sen mukaan, kumpi on enemmän. Taulukko näyttää jokaisen omistajan osuuden, tuoton (MOIC = saatu ÷ sijoitettu) ja vuosituoton (IRR Omistukseen kirjatuista maksupäivistä). Exit-arvon herkkyys näyttää saman neljänneksen, puolen, kaksinkertaisen ja nelinkertaisen arvon exitissä. Optiot oletetaan käytetyiksi. 10. Skenaariot vertaa kaikkia skenaarioita rinnakkain: runway ilman rahoitusta ja sen kanssa, kassan pienin arvo, rahoitustarve, mitä puuttuu ja nollatulos. 11. Tuonti Excelistä (Excel .xlsx, CSV tai HTML; tiedosto luetaan selaimessa): - Budjetti: Kirjanpito → Budjetti → Tuo Excelistä. Taulukossa rivit ovat tilejä (tilinumero tai tilikartan tilin nimi) ja sarakkeet kuukausia (esim. 1/2026, tammi 2026, Jan-26 tai 2026-01). Esikatselu näyttää tilit ja summat sekä rivit, joita ei tuoda (summarivit, tuntemattomat tilit) ja tilikauden ulkopuoliset kuukaudet. Kulut tuodaan positiivisina, vaikka tiedostossa ne olisivat miinusmerkkisiä. Tiedoston luvut korvaavat samat tili- ja kuukausiluvut; halutessa budjetin muut luvut poistetaan ensin. - Liiketoimintamallin oletukset: Muokkaa mallia → Tuo oletukset Excelistä. Numar etsii työkirjasta tutut otsikot (esim. CAC, Churn / Poistuma, ARPU / Kuukausihinta, Markkinointi % liikevaihdosta, Kiinteät kulut, Tuntihinta, Laskutusaste) ja niiden vieressä tai alla olevan luvun; osuus kuten 0,06 muutetaan prosenteiksi (6). Löydetyt luvut täytetään lomakkeelle korostettuina, ja ne tarkistetaan ennen tallennusta. Jos tiedostossa on kassan alaraja tai lähtökassa, ne voi päivittää myös skenaarioon. - Roolit: Henkilöstö → Tuo Excelistä. Otsikkorivillä tarvitaan ainakin Rooli ja Kuukausipalkka; lisäksi voi olla Ryhmä, Henkilöitä, Sivukulut %, Alkaa, Päättyy ja Korotus %. Puuttuva aloituskuukausi on ennusteen alku ja puuttuvat sivukulut 25 %.

Yrityksen tiedot

Hallinta → Yritys → Yrityksen tiedot (myös ⚙ yrityksen nimen vieressä) kokoaa yrityksen omat tiedot yhteen paikkaan: Perustiedot (nimi, yhtiömuoto, Y-tunnus, ALV-tunniste, perustamispäivä, kotipaikka, toimiala ja toimialakoodi, verkkosivu, kuvaus), Yhteystiedot (osoite, sähköposti, puhelin) ja Laskutus ja pankki (nimi laskuilla, IBAN, BIC, verkkolaskuosoite ja -operaattori, maksuehto). Samat tiedot näkyvät laskuilla, palkkailmoituksissa ja rahoitushakemuksissa. Kirjanpito-ruudussa näkyvät kirjanpidon maa ja valuutta, nykyinen tilikausi, ALV-tila ja se, onko kirjanpito testivaiheessa vai käytössä.

1. Perustamispäivä: jos sitä ei ole annettu, Numar käyttää ensimmäisen tilikauden alkua (esim. yhtiön iän laskemiseen rahoitushakemuksissa) ja muistuttaa siitä Tänään-sivulla. Anna päivä kaupparekisteristä.
2. 🔍 Hae YTJ:stä vertaa tietoja kaupparekisteriin (Y-tunnuksella tai nimellä) ja näyttää erot: rekisteröintipäivä, nimi, yhtiömuoto, toimiala ja toimialakoodi, verkkosivu ja osoite. Rastita, mitkä otetaan käyttöön, ja paina Tallenna. YTJ:n päivä on rekisteröintipäivä kaupparekisteriin: tarkista se, jos yhtiö on perustettu ennen sitä.
3. Tietoja muuttavat kirjanpidon kirjaajat ja pääkäyttäjä; yrityksen nimen muuttaa pääkäyttäjä tai organisaation omistaja. Kaikki yrityksen käyttäjät näkevät perustiedot, pankkitiedot vain kirjanpidon tai myyntilaskujen lukijat ja pääkäyttäjä.
4. Laskun ulkoasu, logo, numerointi ja viivästyskorkoteksti ovat kohdassa Hallinta → Asetukset → Laskutus; tilikaudet Kirjanpito → Tilinpäätös.

Asetukset

Hallinta → Yritys → Asetukset kokoaa yrityksen asetukset yhteen paikkaan. Näet vain osat, joihin sinulla on oikeus:

• Laskutus: laskulla näkyvä nimi ja yhteystiedot, IBAN ja BIC, verkkolaskuosoite, numerointi, maksuehto, viivästyskorkoteksti, alateksti ja logo (ennen Myyntilaskut → Asetukset).
• Kirjanpito ja ALV: kirjanpidon maa ja valuutta, ALV-velvollisuus, ALV-kausi (kuukausi, neljännesvuosi, vuosi) ja tilitysperuste (suoriteperuste tai maksuperuste). Ennen ne olivat Kirjanpito → ALV -näkymässä; siellä näkyy nyt valittu kausi ja linkki tänne.
• Palkat: työeläkevakuutus, palkanmaksupäivä, Tulorekisterin yhteystiedot, lomarahaprosentti; UK-yhtiöllä PAYE-viitteet ja eläke (ennen Palkat → Asetukset).

Vanhoista paikoista (Myyntilaskut → Asetukset, Palkat → Asetukset, Kirjanpito → ALV) pääsee suoraan tänne.

Kalenteri

Etusivu → Kalenteri näyttää yhdessä paikassa kaiken, millä on päivä:

• Kuukausi, Viikko ja Lista. Päivän numero avaa sen viikon. Listassa myöhässä olevat ovat ylimpänä.
• Klikkaus avaa asian: sijoittajakortin, muistutuksen, tarjouksen, laskun tai kortin. Muutos näkyy kalenterissa heti.
• Värinapit piilottavat tai näyttävät lähteen (esim. myynti- ja ostolaskut). Valinta pysyy, kunnes muutat sen (tällä selaimella). Vain omat näyttää vain sinulle osoitetut askeleet, muistutukset ja kortit sekä omat merkintäsi.
• Klo: kirjoita esim. 14, 14.30 tai 1430. Pelkkä tunti tarkoittaa tasatuntia (14 = 14.00). Samana päivänä merkinnät ovat aikajärjestyksessä, ja ajattomat tulevat viimeisiksi.
• Usean päivän merkinnälle (esim. Slush) anna Viimeinen päivä. Merkinnät näkyvät kaikille yrityksen käyttäjille; muokata voi oman merkintänsä (pääkäyttäjä kaikki).
• Kukin näkee vain sen, mihin hänellä on oikeus: esimerkiksi ostolaskut näkyvät vain niille, jotka näkevät Ostolaskut.
• 📅 Linkitä kalenteri antaa henkilökohtaisen linkin, jolla kalenteri näkyy Apple-, Google- tai Outlook-kalenterissa (päivittyy itsestään). Mukana ovat yrityksen omat merkinnät sekä sinun muistutuksesi, seuraavat askeleesi ja korttisi, kierrosten päättymiset ja tarjousten voimassaolo. Luo uusi linkki lopettaa vanhan heti.

Varaussivut (Kalenteri → Varaussivut) on oma ajanvarauslinkki, jonka voit jakaa sähköpostissa, allekirjoituksessa tai verkkosivuilla:

1. + Uusi varaussivu: anna otsikko (esim. 30 min esittely), kesto, päivät ja kellonajat, tauko varausten väliin, kuinka pian ja kuinka pitkälle eteenpäin voi varata.
2. Missä: Zoom, Google Meet tai Teams (oma pysyvä linkkisi), puhelu tai osoite. Asiakas näkee linkin vasta varattuaan.
3. Varaus menee: Myyntiin (henkilö asiakasrekisteriin ja muistutus tapaamisesta), Sijoittajiin (uusi sijoittaja) tai Vain kalenteriin.
4. Kopioi linkki ja jaa se. Asiakas valitsee vapaan ajan, antaa nimen ja sähköpostin ja saa vahvistuksen sekä kalenterimerkinnän (.ics). Omat varauksesi ja kellonajalliset merkintäsi kaikissa yrityksissä varaavat ajan, joten samaa aikaa ei voi varata kahdesti.

5. Varaus näkyy kalenterissa kellonaikoineen ja listalla Tulevat varaukset. Peru vapauttaa ajan. Asiakas voi perua itse omasta linkistään.

   Vahvistus- ja muistutusviestit sähköpostilla tulevat käyttöön, kun Numarin sähköposti on otettu käyttöön.

Tehtävät

Etusivu → Tehtävät kokoaa kaikki tehtäväsi yhteen listaan päivän mukaan: Myöhässä · Tänään · Huomenna · Tällä viikolla · Myöhemmin · Ilman päivää.

1. Lisää tehtävä ylimmästä rivistä: kirjoita, valitse Kenelle (Minulle tai työkaveri), itsellesi myös mihin (Omat, oma lista tai Myynnin muistutus), halutessasi päivä ja kellonaika, ja paina Enter. Kellonajan kanssa tulee muistutus 15 min ennen.
2. Tehtävä toiselle: valitse Kenelle-kohtaan työkaveri (kuka tahansa, jonka kanssa olet samassa yrityksessä). Tehtävä näkyy vain teille kahdelle — hänen Tehtävissään ja sinun Annetut-listallasi. Tehtävän ikkunassa on Keskustelu: hän voi kysyä tai vastata ("Millä ihmeen rahalla?"), ja te molemmat saatte viestistä ilmoituksen 🔔-kelloon. Kun hän merkitsee tehtävän tehdyksi, saat siitäkin ilmoituksen. Vain antaja voi vaihtaa tekijää tai poistaa tehtävän. Sijoittajakortilta ja myynnin kauppakortilta (Seuraavaksi-osion alla) + Uusi tehtävä lisää tehtävän itsellesi tai työkaverille suoraan kortilta — kortti pysyy auki. Tehtävässä on linkki ↗ kortti, joka avaa sijoittajan tai kaupan (kun sinulla on siihen oikeus). Tehtävälistassa ja tehtävän ikkunassa näkyy myös, kenestä on kyse, ja hänen puhelinnumeronsa ja sähköpostinsa: ikkunassa ja puhelimen Tehtävät-näkymässä numeroa napauttamalla soitat.
3. ✓ (ympyrä rivin alussa) tekee kustakin sen luonnollisen "valmis"-asian:
   • oma tehtävä ja muistutus merkitään tehdyksi;
   • sijoittajan askel kirjataan sijoittajan aikajanalle ja poistetaan, niin voit sopia seuraavan;
   • työtaulun kortti siirtyy taulun viimeiseen sarakkeeseen;
   • asiakastyön kortti merkitään valmiiksi.
4. Rivin napautus avaa asian: oman tehtävän tai muistutuksen voi muokata (päivä, kellonaika, lista, Tänään / Huomenna / Ensi viikolla), muut avautuvat omalle kortilleen.
5. ⚙ Omat listat: tee listoja (esim. Kauppa, Koti, Ideat), anna niille väri ja järjestys. Omat tehtävät ja listat näkyvät vain sinulle, kaikissa yrityksissä — eivät edes yrityksen pääkäyttäjälle.
6. Värinapit piilottavat tai näyttävät lähteen tai listan; valinta pysyy. Tehdyt näyttää viimeisen 30 päivän tehdyt, myös sijoittajien aikajanalle kirjatut askeleet (niitä muutetaan sijoittajan kortilta).
7. Kenen (pääkäyttäjälle): Omat, Kaikki tai yksi henkilö. Muistutuksen voi siirtää toiselle sen ikkunassa (Kenelle).

Puhelimen Tehtävät-välilehdellä näkyvät samat muistutukset ja askeleet sekä omat tehtävät, joita voi lisätä ja kuitata puhelimella.

Muistutukset

Muistutus kuuluu tehtävälle tai seuraavalle askeleelle, ja se tulee sille, jolle asia on annettu: muistutuksen saajalle, sijoittajakortin vastuuhenkilölle tai kortin tekijälle.

• Muistuta: valitse tehtävän, muistutuksen tai seuraavan askeleen ikkunassa Ei muistutusta, Ajallaan, 15 min, 30 min, 1 h tai 1 päivä ennen. Uudessa tehtävässä oletus on 15 min ennen. Muistutus tarvitsee kellonajan; päivän tehtävät tulevat aamulla kelloon ja aamukoosteeseen.
• 🔔 yläpalkissa näyttää, montako on tullut ajankohtaiseksi sen jälkeen, kun viimeksi katsoit. Avaa se: Nyt ja myöhässä, Tänään myöhemmin, Huomenna. Rivin napautus vie suoraan asiaan, tarvittaessa toiseen yritykseen.
• Ponnahdus: kun Numar on auki, muistutus näkyy näytöllä. 🔔 → Salli ponnahdukset näyttää sen myös, kun Numar on toisessa välilehdessä.
• Puhelimeen: puhelinsovellus → ⚙ Asetukset → Ilmoitukset → Ota ilmoitukset käyttöön. iPhonessa Numar pitää ensin lisätä Koti-valikkoon (Safarin Jaa → Lisää Koti-valikkoon) ja avata sieltä.
• Aamukooste sähköpostiin arkiaamuisin klo 7: myöhästyneet ja päivän tehtävät linkkeineen. Lopeta tai jatka: 🔔 → Aamukooste sähköpostiin.

Apple Muistutukset: Applella ei ole avointa rajapintaa Muistutuksiin, joten suoraa synkronointia ei voi tehdä verkkopalvelusta. Päivälliset askeleet ja muistutukset saat jo nyt Apple-kalenteriin Kalenteri → 📅 Linkitä kalenteri -linkillä.

Yrittäjän ja kirjanpitäjän ohjeet

Tekoäly tekee ehdotuksen ja sinä hyväksyt sen. Mitään ei kirjata ilman ihmisen hyväksyntää.

ALV-ilmoitus: Kirjanpito → ALV näyttää kausittain (kuukausi, neljännesvuosi tai vuosi) eräpäivän ja laskelman OmaVeron kenttien nimillä: myyntien vero verokannoittain, EU-ostojen ja rakentamispalvelun käännetty vero, vähennettävä vero, maksettava vero sekä 0-verokannan, EU-kaupan ja rakentamispalvelun euromäärät. Laskelma tehdään kirjatuista tositteista (ALV-koodit) ja tarkistetaan ALV-tilien kirjauksia vasten. Täytä luvut OmaVerossa ja valitse Merkitse ilmoitetuksi: laskelma tallentuu, ALV-tilit (2930 ja 1763) siirtyvät tilille 2939 Tilitettävä arvonlisävero ja kausi lukittuu (KPL 2:7). Etusivu muistuttaa lähestyvästä eräpäivästä. Uudet ALV-koodit: EU-tavara- ja palveluostot, palveluostot EU:n ulkopuolelta, maahantuonti sekä EU-myynnit (myös myyntilaskuille).

Maksuperusteinen ALV: ALV-näkymän Tilitysperuste-valinnalla pieni yritys (liikevaihto enintään 500 000 €) voi siirtyä maksuperusteeseen: laskun ALV ilmoitetaan sen kauden luvuissa, jolloin lasku maksetaan; kuitit ja pankkikirjaukset kirjauspäivän mukaan. Maksamattomien laskujen ALV odottaa ALV-tileillä, ja ALV-tilitys siirtää vain ilmoitetun veron. Perustetta ei voi vaihtaa kesken vuoden, jolta on jo ilmoitettu kausia.

Yritysmuoto ja tilinpäätös: Kirjanpito → Tilinpäätös → kohta 1 Yritysmuoto (Oy, Oyj, osuuskunta, Ky, Ay, toiminimi, yhdistys, säätiö) muuttaa tilinpäätöksen sanat ja määräajat: oman pääoman ensimmäinen erä (osakepääoma, osuuspääoma, pääomapanokset, oma pääoma), allekirjoittajat, voitonjakoehdotus, tuloverot (toiminimi ja henkilöyhtiöt eivät kirjaa yhteisöveroa) sekä yhtiökokous-, veroilmoitus- ja PRH-määräajat.

Tilinpäätöksen allekirjoittajat: valitse allekirjoittajat etukäteen kohdassa Liitetiedot ja allekirjoitussivu → + Lisää allekirjoittaja: valitse Numar-käyttäjä (yhtiön käyttäjä, joka allekirjoittaa itse Numarissa) tai kirjoita nimi (esim. hallituksen jäsen, joka ei käytä Numaria) ja rooli yritysmuodon mukaan (hallituksen puheenjohtaja, hallituksen jäsen, varajäsen, toimitusjohtaja; Ky/Ay vastuunalainen yhtiömies, toiminimi elinkeinonharjoittaja). Järjestä nuolilla ↑ ↓ ja poista ✕. Nimet ja roolit tulostuvat allekirjoitussivulle allekirjoitusriveiksi, myös luonnos-PDF:ään. Kun tilinpäätös on laadittu, kohdassa Allekirjoitukset ja rekisteröinti näkyy jokaisen tila (allekirjoitettu Numarissa, allekirjoitettu paperilla tai odottaa) ja esim. "2 / 3 allekirjoitettu". Allekirjoita näkyy vain sille, joka on valittu rivin Numar-käyttäjäksi; kirjanpidon kirjausoikeuden omaava merkitsee muut valinnalla Merkitse paperilla allekirjoitetuksi. Listaa voi muuttaa kirjanpidon kirjausoikeudella; allekirjoitettua riviä ei muuteta eikä poisteta, ja PRH-ilmoituksen jälkeen lista lukittuu. Jos allekirjoittajia ei ole valittu, allekirjoitus toimii kuten ennenkin (Allekirjoita ja nimi tai + Allekirjoitettu paperilla).

Valuuttamääräiset pankkitilit: jos yrityksellä on pankkitili muussa valuutassa kuin kirjanpidossa (esim. Wise USD), Tilinpäätösviennit-kohdassa näkyy Valuuttamääräiset erät: tilin saldo valuuttana, Euroopan keskuspankin kurssi tilinpäätöspäivältä, arvo kirjanpidossa ja ero. Kirjaa kurssierot kirjaa eron kurssivoitoksi (9150) tai -tappioksi (9450) yhdellä tositteella (KPL 5:3); samaa päivää ei arvosteta kahdesti.

Poistoero: jos käyttöomaisuusrekisterin suunnitelman mukaiset poistot ovat pienemmät kuin verotuksen enimmäispoisto (koneet ja kalusto 25 % menojäännöksestä, alle 1 200 € menojäännös kerralla), Tilinpäätösviennit-kohdassa näkyy Poistoero tileittäin: menojäännös, enimmäispoisto, suunnitelman mukaiset poistot, kertynyt poistoero ja ehdotettu muutos. Kirjaa poistoero kirjaa tilinpäätössiirron (9800 Poistoeron muutos / 2400 Kertynyt poistoero; vähennys päinvastoin). Poistoeroa ei kirjata, jos tilikaudelle ei ole kirjattu suunnitelman mukaisia poistoja, ja vähennys on enintään tilikauden suunnitelman mukaisen poiston verran (KPL 5:12, KILA 2149/2026). Pienyritys voi myös käyttää verotuksen poistoja suunnitelmana, jolloin poistoeroa ei synny.

Yhteenvetoilmoitus: jos kaudella on EU-myyntejä, ALV-näkymän alaosa näyttää yhteenvetoilmoituksen kuukausittain: ostajan maa ja ALV-numero, tavarat ja palvelut. Hyvityslaskut vähentävät kirjauskuukautensa summaa. Numar varoittaa myynneistä, joilta puuttuu lasku tai ostajan ALV-numero. Täytä luvut OmaVerossa (Oma-aloitteiset verot → Arvonlisäveron yhteenvetoilmoitus) viimeistään seuraavan kuun 20. päivänä ja valitse Merkitse annetuksi. Korjaus: Poista merkintä, anna korvaava ilmoitus ja merkitse uudelleen.

Tiliote XML-muodossa: Kirjanpito → Pankki → Tuo tiliote lukee myös suomalaisten pankkien XML-tiliotteen (camt.053). Mukaan tulevat kirjatut tapahtumat; viitesiirtoerä jaetaan maksuiksi, ja jokaisella on arkistointitunnus, viite ja viesti. Jos tiliotteen tili ei ole valitun pankkitilin IBAN, tuonti estetään.

Reskontrat: Kirjanpito → Reskontrat näyttää valittuna päivänä avoimet myyntilaskut (myyntireskontra) tai ostolaskut (ostoreskontra) asiakkaittain tai toimittajittain ja ikäjakaumana (erääntymätön, 1–30, 31–60, 61–90, yli 90 päivää). Summaa verrataan tilin 1700 tai 2871 saldoon samana päivänä; ero tarkoittaa kirjauksia, jotka eivät ole Numarin laskuja (esim. avaava tase). Rivi avaa laskun.

Käyttöomaisuus: Kirjanpito → Käyttöomaisuus on hyödykkeittäinen rekisteri: nimi, tili (esim. 1160), hankintapäivä ja -meno sekä poistosuunnitelma (tasapoisto vuosina, menojäännöspoisto % tai ei poistoja). Numar ehdottaa rekisteriin käyttöomaisuustileille kirjattuja ostoja. Kirjaa poistot kirjaa poistot valittuun päivään asti yhdellä tositteella, eikä samaa poistoa kirjata kahdesti. Myyty tai romutettu kirjaa jäljellä olevan kirjanpitoarvon kuluksi. Rekisterissä oleville tileille ei tehdä enää tilikohtaista poistoehdotusta tilinpäätöksessä.

Aktivoinnit: Tekoäly tunnistaa kuiteista ja ostolaskuista kestohyödykkeet. Yli 1 200 € (veroton) kone, laite tai kaluste, jota käytetään yli 3 vuotta, ehdotetaan suoraan tilille 1160 Koneet ja kalusto; lisää se kirjauksen jälkeen rekisteriin (Lisää rekisteriin?). Jos hankinta on jo kirjattu kuluksi, Aktivoi kulu… siirtää sen taseeseen: Numar tekee siirtotositteen (hyödyketili / kulutili) ja lisää hyödykkeen rekisteriin; alkuperäinen tosite pysyy ennallaan. Poistosuunnitelma on oletuksena tilin oma sääntö (koneet ja kalusto 25 % menojäännöksestä), jotta samanlaiset hyödykkeet poistetaan joka vuosi samalla tavalla.

Pienhankinnat: Enintään 1 200 € (veroton) kestohyödykkeet saa kirjata suoraan kuluksi, yhteensä enintään 3 600 € verovuodessa (EVL 33 §). Alle 3 vuoden käyttöön tulevat eivät kuulu rajaan. Tekoäly merkitsee pienhankinnat, ja voit merkitä niitä myös itse (Aktivoi kulu… → Pienhankinta). Käyttöomaisuus-sivun Pienhankinnat-osio näyttää tilikauden summan rajaan verrattuna; rajan ylittävät rivit näkyvät punaisina, ja ne aktivoidaan napilla Aktivoi.

Kuluksi kirjattu kestohyödyke: kirjanpitäjä voi aina kirjata tekoälyn käyttöomaisuudeksi ehdottaman hyödykkeen kuluksi (vaihda kuitin tai laskun tili ennen hyväksymistä). Jos hyödyke on yli 1 200 €, Numar kysyy heti kirjauksen jälkeen Kirjattiinko kuluksi oikein?: Alle 3 vuoden käyttöön — kuluksi (perustelu pakollinen, esim. käyttöaika alle 3 vuotta; EVL 33 §:n mukaan lyhytikäisen hyödykkeen saa vähentää heti hinnasta riippumatta), Aktivoi käyttöomaisuuteen tai Päätä myöhemmin. Ratkaisematta jääneet näkyvät Pienhankinnat-osiossa merkinnällä vahvistettava. Perustelu tallentuu muutoslokiin, joten tilintarkastaja näkee sen. Aktivoi kulu… -ikkunassa yli 1 200 € kuluriville on painike Kuluksi (alle 3 v).

Kehittämismenot: Kehittämismenot… aktivoi oman kehitystyön (esim. palkat) taseeseen: Kehittämismenot 1010 / Valmistus omaan käyttöön 3950. Ostetun kehityspalvelun voi aktivoida myös Aktivoi kulu… -kautta lajilla Kehittämismenot. Perustelu on pakollinen: miksi meno todennäköisesti kerryttää tuloa tulevina vuosina (KPL 5:8, varovaisuus). Poisto on tasapoisto arvioituna vaikutusaikana, oletuksena 5 vuotta, enintään 10 vuotta. Taseeseen jäävä osa vähennetään jakokelpoisista varoista (OYL 13:5), ja liitetietoihin tulee siitä oma kohta.

Tase-erittelyt: Kirjanpito → Tase-erittelyt (KPL 3:12) listaa tilikauden lopun jokaisen tasetilin saldon, eritellyn summan ja eron. Myyntisaamiset, ostovelat ja käyttöomaisuusrekisterin tilit Numar erittelee itse (reskontrat, rekisteri). Muut tilit eritellään riveinä: avaa tili, kirjoita mistä saldo koostuu (esim. tiliote, laina, siirtovelka), lisää huomautus ja merkitse Tarkistettu — tallentuu nimesi ja aika. Päätetyn tilikauden erittelyjä ei voi muuttaa. Lataa PDF tekee erittelyt tilintarkastajalle; ne ovat myös koko tilikauden arkisto-PDF:n lopussa.

Jaksotukset: Kirjanpito → Jaksotukset: kun maksat esimerkiksi vuoden vakuutuksen kerralla, kirjaa lasku tasetilille (esim. 1800 Siirtosaamiset) ja tee + Uusi jaksotus: kulutili, tasetili, summa, ensimmäinen kuukausi ja kuukausien määrä. Ennakkoon laskutettu tuotto toimii samoin (tasetili esim. 2960, tuottotili). Kirjaa jaksotukset kirjaa valittuun päivään mennessä kaikki kirjaamattomat kuukaudet yhdellä tositteella; samaa kuukautta ei kirjata kahdesti, ja viimeinen kuukausi tasaa pyöristyksen. Kun kuukausia on kirjattu, jaksotuksen voi nimetä uudelleen tai päättää, mutta ei muuttaa tai poistaa.

Kohdistus: Kirjanpito → Kohdistus: perusta kustannuspaikat (esim. työmaat, toimipisteet) ja projektit koodilla ja nimellä. Kohdista tuotto- ja kulurivit tositteella: avaa tosite (Päiväkirja tai Pääkirja) ja valitse riville kustannuspaikka tai projekti kohdasta Kohdistus. Kirjattu tosite ei muutu — kohdistus on erillinen tieto, jota voi korjata myöhemmin. Raportti näyttää tuotot, kulut ja tuloksen kohteittain; kohdistamattomat rivit omana rivinään. Lataa CSV tai PDF.

Budjetti: Kirjanpito → Budjetti: + Uusi budjetti tilikaudelle — koko yritykselle tai yhdelle kustannuspaikalle tai projektille, halutessa lukujen kopiona toisesta budjetista. Muokkaa lukuja: kirjoita kuukausisummat, tai vuoden summa sarakkeeseen Vuosi, jolloin se jaetaan tasan kuukausille. Tuo Excelistä tuo luvut taulukosta (ks. Suunnittelu, kohta 11). Näkymä vertaa budjettia toteumaan kuluvan vuoden kertymänä (ero ja toteuma-%) ja kuukausittain.

Arkistokopio: Kirjanpito → Kirjanpidot → Koko tilikauden kirjanpito (PDF) tekee yhden tiedoston (luettelo, tililuettelo, päiväkirja, pääkirja, reskontrat ja käyttöomaisuus tilikauden lopussa) arkistoon tai tilintarkastajalle. Hallitus ja toimitusjohtaja hyväksyvät luettelon samassa näkymässä (KPL 2:7a, 3:7a). Koko aineisto (ZIP) lataa tilikauden kaiken yhdellä kertaa: kirjanpidon PDF:nä, päiväkirjan, pääkirjan, tililuettelon, saldoluettelon ja laskut CSV-tiedostoina (avautuvat Excelissä) sekä tositteiden liitteet tositenumeron mukaan nimettyinä. Aineisto on sinun: sen voi arkistoida, antaa tilintarkastajalle tai viedä toiseen palveluun.

Osasuoritukset (myyntilaskut): Merkitse maksetuksi -kohdan summa on valmiiksi laskun avoin summa. Pienempi summa kirjataan osasuoritukseksi (esim. ennakko): lasku näkyy tilassa Osittain maksettu ja näyttää maksetun ja avoimen summan, kunnes koko summa on maksettu. Myyntireskontra näyttää avoimen osan. Maksu kirjataan vain pankki- tai kassatilille, eikä maksupäivä voi olla ennen laskun päivää. Jos maksun tosite vastakirjataan, lasku avautuu uudelleen.

Rakentamispalvelun ja EU:n myynti: rakentamispalvelun myynti toiselle rakentajalle: valitse ALV-kohtaan Käännetty ALV (rakennus) — laskulle ei tule arvonlisäveroa ja siihen tulee merkintä käännetystä verovelvollisuudesta (asiakkaalla pitää olla Y-tunnus). EU-myynti (ALV 0 %) vaatii asiakkaalle toisen EU-maan ALV-tunnisteen.

Ostohyvitykset: hyvityslasku pysyy ostoveloissa, kunnes se kuitataan: avaa kirjattu hyvitys ja valitse Kuittaa laskuun… (saman toimittajan avoin lasku — maksussa tililtä lähtee lasku miinus hyvitys) tai Rahat palautettu…, jos toimittaja maksoi hyvityksen tilillesi. Kirjattua tai maksettua ostolaskua ei voi poistaa, ja kirjauksen ostovelan pitää olla sama kuin laskun summa. Kaksoiskappaleelta näyttävän laskun voi kirjata silti vain syyn kanssa.

ALV pankkikirjauksista: ALV-laskelma ei enää laske pankista kirjattujen tapahtumien ALV-rivejä uudelleen veron perusteeksi. Jos olet jo ilmoittanut kauden, jolla oli pankista kirjattuja ALV-tapahtumia, vertaa ALV-näkymän lukuja ilmoitettuihin ja korjaa tarvittaessa OmaVerossa. Tilinpäätöksen tarkistuslista varoittaa, jos osakeyhtiön oma pääoma on negatiivinen (OYL 20:23: ilmoitus kaupparekisteriin). Brittiläiselle Ltd-yhtiölle Kirjanpidot-näkymä näyttää Ison-Britannian määräajat (Companies House, HMRC).

Vastakirjaukset (v89): tositteen voi vastakirjata vain kerran, eikä vastakirjausta voi päivätä ennen alkuperäistä tositetta. Ostolaskun kirjaus korjataan ostolaskulta (Korjaa kirjaus…). Palkka-ajon voi vastakirjata (ensin nettopalkkojen maksu, sitten palkkatosite): ajo näkyy Vastakirjattu-tilassa ja korjattu palkka-ajo tehdään uutena. Samalle työntekijälle ei tehdä kahta palkkalaskelmaa päällekkäiselle kaudelle.

Asiakkaan maksu pankista: asiakkaan maksua ei kirjata pankista suoraan tilille 1700. Avaa tapahtuman ⋯-valikko ja valitse Asiakkaan maksu myyntilaskuun: Numar ehdottaa ensin laskua, jonka viitenumero on sama, ja kirjaa maksun laskulle (pienempi summa = osasuoritus). Maksuperusteisessa ALV:ssa osasuorituksen vero kuuluu sille kaudelle, jona osasuoritus on saatu.

Liikamaksut: jos toimittajalle maksettiin liikaa (esim. lasku maksettiin kahdesti ja toimittaja siirsi ylimenevän osan seuraavaan laskuun), kirjaa liikamaksu: Ostolaskut → Toimittajat → toimittaja → + Kirjaa liikamaksu… (summa, päivä, pankkitili ja muistiinpano), tai Pankissa kirjaamattoman rivin ⋯-valikosta Liikamaksu toimittajalle…. Liikamaksu on saatava tilillä 1790 Liikamaksut toimittajille. Kun toimittajan seuraava lasku merkitään maksetuksi, ikkuna kertoo käyttämättömän liikamaksun ja Kuittaa liikamaksu tähän laskuun (valittuna valmiiksi) vähentää sen maksusta: pankista maksetaan vain loput, tai ei mitään, jos liikamaksu kattaa koko laskun. Vain maksupäivään mennessä syntyneet liikamaksut käytetään, vanhin ensin. Jos pankista maksettiin enemmän kuin lasku, valitse maksussa Maksettiin pankista enemmän kuin lasku… ja kirjoita ylimenevä osa: se kirjataan samalla tositteella toimittajan liikamaksuksi. Kun toimittaja palauttaa rahat, valitse liikamaksun riviltä Merkitse palautetuksi… tai Pankin rivin ⋯-valikosta Toimittajan palautus liikamaksusta…. Toimittajat-listassa näkyy merkki Liikamaksua … €.

Asiakkaan liikamaksu: jos asiakas maksoi enemmän kuin laskun avoin summa, Numar kysyy maksua kirjattaessa (myyntilaskun Merkitse maksetuksi tai Pankin Asiakkaan maksu myyntilaskuun), kirjataanko ylimenevä osa asiakkaan liikamaksuksi. Liikamaksu on velka asiakkaalle tilillä 2895 Asiakkaiden liikamaksut. Pankin rivin ⋯-valikosta voi kirjata myös koko rivin asiakkaan liikamaksuksi (Asiakkaan liikamaksu…) tai asiakkaalle maksetuksi palautukseksi (Asiakkaan liikamaksun palautus…). Asiakkaan seuraavassa avoimessa laskussa näkyy käyttämätön liikamaksu ja Kuittaa liikamaksu laskuun, joka kirjaa sen laskun maksuksi. Kirjanpito → Reskontrat näyttää osto- ja myyntireskontran alla valitun päivän käyttämättömät liikamaksut ja vertaa niitä tilin 1790 tai 2895 saldoon.

Palkat

Palkat → Palkka-ajot · Työntekijät · Vuosilomat · Raportit · Asetukset. Suomalaisessa yhtiössä ennakonpidätys lasketaan verokortista, TyEL-, työttömyys- ja sairausvakuutusmaksut iän mukaan; brittiläisessä (UK) PAYE, National Insurance, eläke ja opintolainat (ks. alla).

1. Vuosilomat (vuosilomalaki): lomanmääräytymisvuosi 1.4.–31.3.; jokaiselta täydeltä kuukaudelta (vähintään 14 työpäivää, tuntipalkkaisilla 35 tuntia) 2 lomapäivää, 2,5, jos työsuhde on 31.3. mennessä jatkunut vuoden. Työntekijän lomaoikeus valitaan työntekijän tiedoista: lomapäivät, lomakorvaus 9–11,5 % (prosenttisääntö) tai ei vuosilomaa (yrittäjä). Siirtyvät lomapäivät ovat ansaitut ja pitämättömät päivät, kun palkat siirtyvät Numariin. + Merkitse loma kirjaa pidetyn tai suunnitellun loman; lomapäivät (ma–la ilman pyhäpäiviä, juhannus- ja jouluaattoa) lasketaan itse. Näkymä näyttää jokaiselle ansaitut, pidetyt, suunnitellut ja jäljellä olevat päivät, lomapäivän palkan (kuukausipalkka / 25 tai tuntipalkka × 7,5 h, ellei sitä anneta) ja lomapalkkavelan.
2. Palkka-ajoon tulevat itse: tuntipalkkaisen vuosilomapalkka, lomaraha (Asetukset → Lomaraha % lomapalkasta, esim. 50 % TES:n mukaan) ja prosenttisäännön lomakorvaus kaudelle, jolla loma alkaa; työsuhteen päättyessä pitämättömät päivät lomakorvauksena. Kuukausipalkkainen saa lomaltaan tavallisen palkkansa.
3. Kirjaa lomapalkkavelka kirjaa pitämättömien lomien palkat, lomarahat ja sivukulut siirtovelaksi (5300 / 2965 ja 6190 / 2966); joka kerta vain muutos edelliseen, joten sen voi tehdä kuukausittain tai tilinpäätöksessä.
4. Tulorekisteri: kirjatusta palkka-ajosta Tulorekisteri-ilmoitus näyttää määräpäivät ja ilmoitettavat luvut, ja Lataa XML-tiedosto tekee palkkatietoilmoitukset tiedostona (lähetä se Tulorekisterin sähköisen asiointipalvelun latauspalvelussa; tiedostossa voi olla kaikki palkka-ajon ilmoitukset, allekirjoitusta ei tarvita). Tarvitaan Y-tunnus ja yhteyshenkilö (Asetukset). Kokeile ensimmäinen tiedosto Tulorekisterin testipalvelussa. Työnantajan erillinen ilmoitus (sairausvakuutusmaksu) tehdään asiointipalvelussa näytetyllä summalla.
5. Palkkalaskelmat työntekijöille: liitä työntekijä Numar-käyttäjään (Työntekijät → Numar-käyttäjä; kutsu hänet ensin kohdassa Hallinta → Henkilöt, esim. roolilla Työntekijä). Hän näkee omat kirjatut palkkalaskelmansa ja lomapäivänsä kohdassa Etusivu → Palkkalaskelmat (ks. Palkkalaskelmat) — muiden palkkoja hän ei näe. Kirjatusta palkka-ajosta Lähetä palkkalaskelmat avaa sähköpostiohjelmaan viestin jokaiselle: Numarin käyttäjälle ilmoitus, muille PDF-palkkalaskelma liitettäväksi.
6. Raportit: valitse kausi ja ryhmittely (henkilö, toimipaikka, tehtävä tai koko henkilöstö): bruttopalkat, ennakonpidätykset, työntekijän maksut, nettopalkat, verovapaat korvaukset, työnantajan sivukulut ja kulut yhteensä, sekä kuukausittain vertailu valitun budjetin henkilöstökulujen tileihin (5000–6499). CSV ja PDF.
7. Henkilöstöbudjetti: Suunnittelu → Henkilöstö → Tuo Palkoista tekee nykyisistä työntekijöistä suunnitellut roolit ilman nimiä (tehtävä, toimipaikka, palkka, sivukulut maksuista, alku ja loppu). Näkyy vain Palkat-oikeudella.
8. UK-palkat (brittiläinen yhtiö, GBP): työntekijälle syntymäaika, National Insurance -numero, verokoodi (esim. 1257L, S1257L Skotlanti, C1257L Wales, BR, 0T, K-koodit), laskenta (kumulatiivinen tai Month 1), NI-luokka (A, B, C, H, J, M, V, X, Z), johtaja (NI vuositasolla), opintolainat (Plan 1, 2, 4, 5 ja Postgraduate), workplace pension (työntekijän ja työnantajan %, qualifying earnings tai koko palkka) ja edellisen työnantajan P45. Asetuksissa PAYE- ja Accounts Office -viite, Employment Allowance ja eläkkeen verokohtelu (relief at source / net pay). Palkka-ajo on kuukausittainen; verokuukausi lasketaan maksupäivästä (verovuosi 6.4.–5.4.). Kirjaus: 7000 Gross wages, 7006 Employer's NI, 7007 Employer's pension / 2210 PAYE and NI, 2220 Net wages, 2230 Pension. HMRC (FPS) näyttää luvut, jotka ilmoitetaan HMRC:n hyväksymällä ohjelmalla tai Basic PAYE Toolsilla viimeistään maksupäivänä, ja HMRC:lle maksettavan summan (viimeistään 22. päivä); CSV. Palkkalaskelma on englanniksi.
9. Tarkistukset (v121): työntekijän voi liittää vain samaan Numar-käyttäjään (nimi tai sähköposti sama kuin palkansaajan kortilla), ettei kukaan näe toisen palkkalaskelmia. Kesken verovuoden nimitetylle UK-johtajalle annetaan Johtajaksi alkaen, jolloin NI-rajat lasketaan jäljellä olevilta viikoilta. Verokoodit D2 ja D3 ovat vain Skotlannin koodeja (SD2, SD3). Prosenttisäännön lomakorvaukseen työsuhteen päättyessä lasketaan myös viimeisen kuukauden palkka. SEPA-maksutiedostossa nimet ja viestit muutetaan pankkien merkistöön (esim. å ä ö → a a o), IBANin pituus tarkistetaan maittain ja alle 0,01 €:n summat hylätään.

Tilinpäätösasiakirjat

Kirjanpito → Tilinpäätös → Tilinpäätösasiakirjat (sivun alaosassa) säilyttää allekirjoitetun tilinpäätöksen ja sen liitteet Numarissa: tase-erittelyt, yhtiökokouksen pöytäkirjan, tilintarkastuskertomuksen, PRH:n rekisteröintikuitin ja muut liitteet. Valitse asiakirjan laji ja tilikausi ja sitten tiedostot (PDF, kuva, Excel, Word, ZIP tai HTML, enintään 50 Mt). Aiemmat vuodet, jotka on tehty toisessa ohjelmassa, tallennetaan valinnalla Aiempi tilikausi… ja sen alku- ja loppupäivällä. Asiakirjat säilytetään 10 vuotta tilikauden päättymisestä (KPL 2:10), eikä niitä voi poistaa sitä ennen. Väärän tiedoston voi poistaa vuorokauden sisällä tallentamisesta. Nimeä voi muuttaa ✏️-painikkeesta. Tilikauden asiakirjat tulevat mukaan myös koko aineiston ZIP-tiedostoon (Kirjanpidot → Koko aineisto (ZIP)).

Siirtyminen toisesta ohjelmasta (Procountor, Netvisor ja muut)

Vanhan ohjelman tiedot tuodaan tiedostoista: Excel (.xlsx), CSV tai HTML-raportti (esim. Kitsaksen arkiston sivut), avaava tase myös PDF. Vie raportti vanhasta ohjelmasta tiedostoksi. Numar tunnistaa sarakkeet otsikoista (suomi, englanti, ruotsi). Jos jokin sarake tunnistuu väärin, valitse oikea sarake kohdasta Sarakkeet. Tee tuonnit tässä järjestyksessä:

1. Tilikartta: Kirjanpito → Tililuettelo → Tuo tilikartta. Tiedostossa tarvitaan tilinumero ja nimi. Jos tiedostossa ei ole tilin lajia, Numar ehdottaa sitä tilinumeron perusteella (suomalainen tilikartta). Voit vaihtaa lajin ennen tuontia. Numar lisää puuttuvat tilit ja näyttää tilit, joiden nimi tai laji on eri kuin tiedostossa. Kun siirryt vanhasta ohjelmasta, valitse Päivitä tilien nimi ja laji tiedoston mukaan: tilit, joille ei ole vielä kirjauksia, saavat vanhan ohjelman nimen ja lajin, ja tuotavat kirjaukset menevät tileille, joiden sisältö on sama kuin vanhassa ohjelmassa. Tilejä, joille on jo kirjauksia, ei muuteta (KPL 2:2).
2. Avaava tase: Kirjanpito → Tilinpäätös → Syötä avaava tase → Lue tiedostosta. Valitse edellisen tilinpäätöksen tase tai saldoluettelo. Numar täyttää lomakkeen kentät ja vertaa summia tiedoston rivien VASTAAVAA YHTEENSÄ ja VASTATTAVAA YHTEENSÄ kanssa. PDF luetaan tekoälyllä, ja luvut on merkitty tekoälyn ehdotukseksi: vertaa ne tulosteeseen. Jos tulosteessa ei ole tilinumeroita (virallinen tase), Numar näyttää taseen rivit ja ehdottaa jokaiselle tilin; vaihda tarvittaessa ja paina Täytä lomake. Tilikauden voitto menee edellisten tilikausien voittoon. Jos edellisen vuoden tilinpäätös on tallennettu Tilinpäätösasiakirjoihin, Lue arkistosta lukee sen suoraan. Jos tililuettelosta puuttuu tilejä, Lisää tilit tililuetteloon ja täytä lisää ne. Tarkista luvut ja paina Kirjaa avaava tase. Avaava tase kirjataan vain ensimmäiselle tilikaudelle.
3. Tämän vuoden kirjaukset: Kirjanpito → Päiväkirja → Tuo kirjauksia. Tiedostossa tarvitaan tositenumero tai päivä, tili ja debet ja kredit (tai yksi summa-sarake, miinus = kredit). Jokaisesta vanhan ohjelman tositteesta tulee Numariin oma tosite. Tosite viittaa vanhan ohjelman tositenumeroon (KPL 2:5). Numar näyttää ennen tuontia tositteiden määrän, aikavälin, täsmäämättömät tositteet (niitä ei tuoda) ja puuttuvat tilit. Procountorin päiväkirjassa ALV on vientien vieressä omissa sarakkeissa (Kp-arvo, ALV, ALV-väh.) ja tositenumerot kulkevat tositelajeittain (Ostolasku 61, Myyntilasku 2026006): Numar lisää veron omille riveilleen (myynnin ALV tilille 2930, ostojen vähennettävä ALV tilille 1763, vähennyskelvoton osa pysyy kulussa), ja ALV-laskelma siirtää ostojen ALV:n tililtä 1763 tilille 2930. Jos tiedostossa on ALV %, Numar merkitsee ALV-koodit tositteille, joilla vero on omalla ALV-tilin rivillä. Jos kaudet on jo ilmoitettu vanhasta ohjelmasta, voit jättää koodit pois. Samaa tositetta ei tuoda kahdesti, joten keskeytyneen tuonnin voi tehdä uudelleen. Aiemmat tuonnit listaa tuonnit. Vastakirjaa tuonti korjaa väärän tiedoston: jokaiselle tositteelle tulee vastakirjaus samalle päivälle.

Väärin kirjatut maksut ja niiden korjaaminen

Kirjattua tositetta ei muuteta. Virhe korjataan vastakirjauksella (tosite kumotaan) tai muistiotositteella, ja oikea kirjaus tehdään uudelleen. Molemmat jäävät näkyviin Päiväkirjaan ja muutoslokiin (KPL 2:5). Vastakirjauksen päivä ei voi olla ennen alkuperäistä tositetta, eikä sitä voi päivätä lukitulle kaudelle (esim. jo ilmoitettu ALV-kausi). Samaa tositetta ei vastakirjata kahdesti.

Vinkki: jos et ole varma, mikä tosite korjataan, avaa lasku tai pankkirivi: siinä on linkki sen kirjaukseen (tositenumero), ja tositteen ikkuna näyttää kirjausketjun.

Maksumuistutukset ja kuitit: maksumuistutukselta ja perintäkirjeeltä kirjataan ja maksetaan vain kulut; kirjeen koko vaatimus näkyy laskulla erikseen, ja alkuperäinen lasku maksetaan omana laskunaan. Kuitin Kirjaa silti kysyy syyn, joka tallentuu kuitille.

Toimeksiantojen hinnat: tuntihinnan, kattohinnan, kiinteän hinnan ja kuukausiveloituksen asettaa henkilö, jolla on oikeus Kaikkien työajat ja hinnat. Muut voivat tehdä toimeksiannon ilman hintaa – silloin tunneille tulee henkilön oma hinta. Jos lomakkeen, tarjouksen tai kortin vastuuhenkilön käyttöoikeus keskeytetään tai poistetaan, uudet liidit, muistutukset ja laskuluonnosten tarkistukset menevät edelliselle vastuuhenkilölle tai yrityksen perustajalle.

Kirjanpitäjälle: Työjono näyttää kaikki yritykset, joiden kirjanpitoon sinulla on pääsy, ja mitä kussakin odottaa.

Palkkalaskelmat (työntekijä)

Kun työnantaja on liittänyt sinut Palkat-osiossa Numar-käyttäjääsi, Etusivu → Palkkalaskelmat näyttää omat kirjatut palkkalaskelmasi (maksupäivä, palkkakausi, brutto ja netto) ja jäljellä olevat lomapäiväsi. Palkkalaskelman voi avata, tulostaa ja ladata PDF-tiedostona. Palkkalaskelmat näkyvät vain kaksivaiheisen kirjautumisen jälkeen, eikä niitä näe kukaan muu kuin sinä ja palkanlaskija.

Asiakkaan (tilaajan) ohje

Asiakas ei tarvitse Numar-lisenssiä. Hän toimii linkin tai kutsun kautta ja näkee vain oman yrityksensä asiat.

Asiakas ei näe sisäisiä muistiinpanoja, muita asiakkaita, kirjanpitoa eikä hintoja, joita ei ole näytetty hänelle.

Pääkäyttäjän ohjeet

Käyttäjät ja oikeudet hoidetaan valikon kohdassa Hallinta. Sen näkymät ovat suoraan valikossa ryhmittäin:

Hallinta näkyy valikossa vain, jos sinulla on siellä vähintään kaksi näkymää. Muut avaavat Yrityksen tiedot ⚙-napista yrityksen nimen vierestä.

1. + Lisää henkilö (Henkilöt): kutsu sähköpostilla, tai käyttäjätunnuksella ja kertasalasanalla. Valitse rooli.

   Roolit: Pääkäyttäjä (kaikki oikeudet yrityksessä, myös käyttäjien hallinta; ennen nimeltään Omistaja), Kirjanpitäjä (kirjanpito, laskut, palkat, CRM, työajat), Työntekijä (CRM, toimeksiannot, oma työaika), Katselija (näkee kirjanpidon, laskut ja CRM:n), Tilintarkastaja (näkee kirjanpidon, tilinpäätöksen, osto- ja myyntilaskut, kuitit ja muutoslokin sekä voi tarkistaa muutoslokin eheyden; ei palkkoja, CRM:ää eikä sijoittajia ja omistusta; Rahoitus-alueella vain Julkinen rahoitus; ei muuta mitään) ja Konsultti (vain Rahoitus → sijoittajat ja omistus). Omistaja tarkoittaa organisaation omistajaa. 2. Henkilöt → Lista: haku nimellä, käyttäjätunnuksella, sähköpostilla tai käyttäjänumerolla (kaikki sanat, missä järjestyksessä tahansa). Suodattimet: yritys, toimipaikka, rooli, tila (Aktiiviset, Keskeytetyt, Odottaa eli kutsutut, Ei kaksivaiheista, Kaikki) ja viimeisin kirjautuminen (30 pv sisällä, ei 90 päivään, ei koskaan). Järjestys nimen, viimeisen kirjautumisen tai käyttäjänumeron mukaan. Lista näyttää 50 henkilöä kerrallaan (Seuraavat ›), ja haku tehdään tietokannassa, joten se toimii myös tuhansilla käyttäjillä. Lataa CSV lataa kaikki ehtoihin osuvat. 3. Kutsut: odottavat kutsut ovat Lista-näkymän tilassa Odottaa. Sama henkilö on yhdellä rivillä, vaikka hänet olisi kutsuttu useaan yritykseen. Rivillä: Lähetä sähköposti, Kutsuteksti ja Peru (peruu henkilön kaikki kutsut). 4. Henkilöt → Oikeudet: mitä kukin saa tehdä kussakin yrityksessä. Ylärivillä on alue (esim. Ostolaskut, Käyttäjät) ja sen alla oikeuden koko nimi (esim. Käyttäjien hallinta); vie hiiri otsikon päälle, niin näet selityksen. Henkilön sarake pysyy paikallaan, kun taulukkoa vieritetään sivulle. Alue näyttää yhden alueen kerrallaan. Rooli vaihtuu valinnasta, ja valinta näyttää aina tallennetun roolin. 5. Moduulit yrityskohtaisesti kohdassa Organisaatio → Yritykset. 6. Tapahtumat: kuka muutti mitä, kirjautumiset ja salasanojen vaihdot. 7. Lisää automaattisesti uusiin yrityksiin (henkilökortissa, vain omistajalle): päällä = henkilö lisätään jokaiseen uuteen yritykseen, jonka perustat. Pois = hän pitää nykyiset yrityksensä, mutta uusiin häntä ei lisätä. 8. Poista yrityksestä: kun joku lähtee, poista hänet Oikeudet-taulukon rivin lopusta tai henkilökortista. Pääsy muihin yrityksiin säilyy. 9. Organisaation tiedot (vain omistajalle): organisaation nimi, omistajat, yritysten ja käyttäjien määrä sekä laskutuksen yhteystiedot (yhteyshenkilö, sähköposti, puhelin, viite). Numarin oma tilaus ja laskut tulevat tänne myöhemmin. 10. Numarin ylläpito (vain ylläpitäjille, Hallinta → Ylläpito): asiakasorganisaatiot, ylläpitäjät ja muistutusten ajastus. Lisää ylläpitäjä sähköpostilla, jolla hän kirjautuu Numariin, tai poista ylläpitäjä. Ylläpitäjä voi luoda asiakasorganisaatioita, mutta ei näe asiakkaiden tietoja, ellei häntä kutsuta. Viimeistä ylläpitäjää ei voi poistaa. Testiyritykset ja testikäyttäjät (v135): ylläpitäjä merkitsee yrityksen testiyritykseksi ja testaajan testikäyttäjäksi (sähköposti tai käyttäjätunnus; kutsu hänet ensin testiyritykseen). Testikäyttäjä kirjautuu ilman kaksivaiheista tunnistautumista, mutta vain testiyrityksiin: häntä ei voi lisätä oikeaan yritykseen eikä organisaatioon, ja jos hän silti päätyisi oikeaan yritykseen, poikkeus lakkaa heti. Oikeat käyttäjät tarvitsevat kaksivaiheisen tunnistautumisen myös testiyrityksessä. Yritysvalinnassa testiyrityksen nimen perässä on testi. 11. Turvallisuus (v121): kutsu otetaan käyttöön, kun kutsuttu on varmistanut sähköpostiosoitteensa — kirjautumalla sähköpostiin tulevalla linkillä (tai kutsulinkillä). Pelkkä salasanalla luotu tunnus ei ota kutsua käyttöön. Kaksivaiheisen tunnistautumisen voi nollata vain henkilöltä, jonka kaikkia yrityksiä hallinnoit; jos hän kuuluu myös muiden yrityksiin, nollauksen tekee Numarin tuki. Organisaation omistajan roolia tai jäsenyyttä voi muuttaa vain omistaja itse. Tilintarkastaja ei näe kalenteria, ajanvarauksia, sidosryhmiä eikä jäsenyyksien muutoshistoriaa, eikä hän voi jakaa kalenteria tilauslinkkinä tai allekirjoittaa tilinpäätöstä Numarissa. 12. Kirjanpidon testivaihe (Organisaatio → Yritykset → yrityksen rivillä Kirjanpito, vain organisaation omistajalle): uuden yrityksen kirjanpito on testivaiheessa, kunnes merkitset Käyttöönotto tehty. - Tyhjennä kirjanpito (testivaihe) poistaa viennit, myyntilaskut, palkka-ajot, ALV-ilmoitukset, poistot, jaksotukset, osakeantien kirjaukset ja tilinpäätökset, avaa päätetyt tilikaudet ja aloittaa tositenumeroinnin alusta. Kuitit, ostolaskut ja pankkirivit joko säilyvät kirjaamattomina (suositus) tai poistetaan. Tilikartta, asetukset, käyttäjät, asiakkaat, toimittajat, sijoittajat, omistusluettelo, putket, tehtävät ja työntekijät säilyvät. Vahvista kirjoittamalla yrityksen nimi. Jos kirjanpidossa on ilmoitettuja ALV-kausia, päätettyjä tilikausia, valmiita tilinpäätöksiä, kirjattuja palkka-ajoja tai lähetettyjä myyntilaskuja, vahvista lisäksi, että ne ovat testikirjauksia. Kirjattu vaihtovelkakirjan muunnos vastakirjataan ensin. Jokainen poistettu rivi jää muutoslokiin. - Käyttöönotto tehty: kun oikea kirjanpito alkaa Numarissa. Sen jälkeen tyhjennys ei ole mahdollinen, eikä merkintää voi perua (KPL 2:7); virheet korjataan vastakirjauksilla. 13. Nollaa kaksivaiheinen tunnistautuminen (henkilökortissa): kun henkilön puhelin katoaa. Varmista ensin henkilöllisyys esim. soittamalla. Vanha todennussovellus lakkaa toimimasta, ja henkilö ottaa uuden puhelimen käyttöön seuraavalla kirjautumisella (QR-koodi ja ensimmäinen koodi). Henkilölistassa ja kortissa näkyy, onko henkilöllä kaksivaiheinen tunnistautuminen jo käytössä. - Omistaja nollaa kenen tahansa organisaationsa henkilön. Yrityksen pääkäyttäjä nollaa yrityksensä tavallisen jäsenen, mutta ei omistajan eikä toisen pääkäyttäjän. Omaa et voi nollata: vaihda puhelin omasta tilistäsi (Vaihda puhelin tai sovellus…), tai pyydä toista pääkäyttäjää. Numarin ylläpitäjä voi nollata kenen tahansa (Hallinta → Ylläpito → asiakasorganisaatioiden omistajat ja ylläpitäjät → Nollaa 2-vaihe). - Nollaus näkyy Tapahtumat-lokissa, ja henkilö saa siitä ilmoituksen sähköpostiin, kun sähköpostin lähetys on käytössä. Varakeino: ylläpitäjä voi poistaa tunnistautumisen myös Supabasessa (Authentication → Users → henkilö → MFA).

Kaksivaiheinen tunnistautuminen ja omistaja: kaikki toiminnot, myös omistajan (käyttäjien hallinta, kutsut, yritykset), toimivat vasta, kun todennussovelluksen koodi on annettu. Tapahtumat-loki näyttää kunkin alueen tapahtumat vain niille, joilla on oikeus alueeseen (esim. palkat vain Palkat-oikeudella).

Mikä on valmis ja mikä tulossa